Archiver les systèmes de fichiers, sécuriser les fichiers,
préserver les informations, garantir la conformité avec AvenDATA.
Des systèmes de fichiers classiques sur des lecteurs réseau et des structures de dossiers mixtes aux référentiels de documents
organisés individuellement, nous archivons les données non structurées provenant de systèmes de fichiers hérités de tous types et
de tous les secteurs, des rapports aux documents financiers.
organisés individuellement, nous archivons les données non structurées provenant de systèmes de fichiers hérités de tous types et
de tous les secteurs, des rapports aux documents financiers.
Le défi
Les fichiers historiques des anciens systèmes de fichiers sont importants, mais leur accès devient de plus en plus difficile.
Lors des migrations informatiques, des arrêts de serveurs ou du démantèlement de structures de répertoires obsolètes, les entreprises sont régulièrement confrontées à une tâche critique.
Les systèmes de fichiers, généralement des hiérarchies de dossiers constituées au fil des ans et contenant des documents Excel, Word, PowerPoint ou PDF, contiennent encore des informations pertinentes à des fins fiscales, juridiques ou métier.
Cependant, la maintenance de l’infrastructure associée est coûteuse, les formats de fichiers deviennent obsolètes, les licences logicielles expirent et la connaissance de la structure de stockage d’origine est perdue.
L’accès aux fichiers importants devient difficile, voire impossible, alors qu’ils doivent rester disponibles, consultables et conformes aux exigences d’audit.
C’est précisément là qu’AvenDATA intervient avec sa solution d’archivage pour systèmes de fichiers hérités.
Solution d'archivage éprouvée
avec plus de 17 ans d'expérience projet
L’archivage de systèmes de fichiers non structurés tels que les documents Excel, Word, PowerPoint et PDF a été continuellement testé, affiné et optimisé par AvenDATA pendant plus de 17 ans dans le cadre de milliers de projets de mise hors service dans le monde réel.
Grâce à notre approche structurée et établie, nous avons pu répondre de manière fiable et transparente à toutes les demandes au fil des ans, qu’elles proviennent d’auditeurs, de services métier ou d’autorités judiciaires.
Notre logiciel propriétaire ViewBox s’est imposé comme une solution puissante pour la recherche et l’analyse conformes aux exigences d’audit.
Il est utilisé non seulement par de nombreuses entreprises de taille moyenne, mais aussi par plus de 50 % des sociétés cotées au DAX, ce qui prouve clairement sa stabilité, sa flexibilité et sa facilité d’utilisation au plus haut niveau.
De l’Europe à l’Asie en passant par l’Amérique du Nord, ViewBox est utilisé dans le monde entier.
Gardez vos documents accessibles, faciles à rechercher et à filtrer
avec ViewBox
Nous transférons non seulement tous les fichiers de votre ancien système de fichiers, mais veillons aussi à ce que vous puissiez continuer à rechercher, consulter et utiliser ces fichiers à long terme.
Cela comprend, entre autres :
- La reproduction des structures de dossiers centrales et des classifications de documents
- Le transfert et la cartographie des logiques de dossiers individuels ou des conventions de nommage de fichiers personnalisées
- L’archivage sécurisé de tous les documents pertinents tels que factures, présentations, instructions de travail, rapports ou contrats
- La mise en œuvre de fonctions de filtrage et de recherche spécifiques pour permettre de trouver rapidement le contenu, indépendamment de l’emplacement de stockage d’origine
- La signature numérique de tous les documents afin de garantir leur immuabilité pour une sécurité juridique maximale lors d’audits, de contrôles internes ou de procédures judiciaires
Avant de démarrer un projet, nous définissons ensemble les fichiers et les structures qui doivent rester accessibles, que ce soit à des fins fiscales, de preuve juridique ou de référence interne.
Grâce à des dizaines d’années d’expérience acquise dans le cadre d’innombrables projets d’archivage, nous savons comment préserver vos données afin qu’elles continuent à vous apporter de la valeur.
Dans ViewBox, vos fichiers restent consultables, analysables et prêts à l’emploi, même des années après la fermeture du système d’origine.
Pour les audits, les examens internes ou les exigences légales, vous bénéficiez d’un accès complet à votre contenu, sécurisé, structuré et toujours disponible.
Exécution rapide du projet
et avantages économiques majeurs (retour sur investissement mesurable)
Même avec des systèmes de fichiers volumineux
L’archivage d’anciens systèmes de fichiers prend généralement entre un et trois mois, en fonction du volume des données, de la complexité structurelle et de la diversité des formats.
Grâce à notre méthodologie clairement définie et standardisée, nous pouvons archiver de manière efficace, sécurisée et transparente même des collections de fichiers volumineuses et historiques.
Nous avons mené à bien des projets impliquant des centaines de millions de fichiers et plusieurs téraoctets de documents, tous transférés dans notre solution d’archivage ViewBox, y compris le stockage structuré, la migration des métadonnées et la documentation complète.
Grâce à notre méthodologie de projet éprouvée, nos clients bénéficient d’économies significatives en peu de temps, notamment en termes de coûts de stockage, d’efforts de sauvegarde, de maintenance des structures de répertoires obsolètes, de licences logicielles pour les formats hérités et de support informatique interne.
La valeur économique ne se reflète pas seulement dans la réduction des coûts, mais aussi dans la conformité juridique et la disponibilité permanente des contenus métier essentiels.
Dans la grande majorité de nos projets, le retour sur investissement est atteint en moins d’un an, grâce à des économies mesurables en termes de licences, d’infrastructure et de ressources internes.
Analyse du
système de fichiers
La première étape de l’archivage d’un ancien système de fichiers consiste en une analyse détaillée de votre environnement de fichiers existant. Cette analyse sert de base à une évaluation précise de la durée du projet et des coûts prévus liés à l’archivage de votre système de fichiers hérité.
Nous examinons à la fois les aspects techniques et organisationnels, notamment :
- Les options d’accès et d’autorisation pour le système de fichiers existant (par exemple, les lecteurs réseau, les serveurs de fichiers)
- Le type, la structure et l’étendue des fichiers disponibles (par exemple Excel, Word, PowerPoint, PDF)
- La pertinence de certains dossiers et groupes de documents (par exemple rapports de projet, documentation contractuelle, états financiers annuels)
- Les caractéristiques individuelles telles que les conventions de nommage des fichiers personnalisées, les logiques de stockage spéciales ou les métadonnées supplémentaires
- Les options techniques pour le transfert de données, par exemple via un disque dur SSD fourni, un rack physique ou une connexion SFTP sécurisée
Nous résumons les résultats pour vous dans une offre ferme à prix fixe, assurant une sécurité maximale en matière de planification et de prise de décision.
Projet d’archivage
de système de fichiers
Une fois l’analyse terminée, le projet proprement dit commence de façon structurée, efficace et avec des étapes clairement définies.
Dans le cadre d’une réunion de lancement commune, nous clarifions toutes les exigences organisationnelles et techniques avec votre équipe. À partir de ce moment, nous prenons en charge la plupart des tâches pour vous, notamment :
- La configuration de l’accès au système de fichiers (par exemple via VPN, exportation sécurisée des données ou mise à disposition de disques durs)
- L’exportation et le transfert des dossiers et du contenu des fichiers concernés
- La reproduction structurée de la logique originale des fichiers dans le logiciel d’archivage ViewBox
- La documentation de toutes les étapes afin de garantir la conformité aux audits et la traçabilité
- La signature numérique des documents afin de garantir la preuve d’immuabilité
Nos chefs de projet expérimentés vous accompagnent tout au long du processus et veillent à ce que le flux de travail se déroule de manière fluide, avec un minimum de ressources de votre part.
À la fin du projet, nous menons ensemble des phases de test et d’acceptation structurées pour nous assurer que tous les contenus ont été archivés de manière complète, correcte et transparente et qu’ils restent entièrement consultables.
Résultat de l’archivage
de système de fichiers
Une fois le projet terminé, toutes les structures de dossiers, ainsi que tous les fichiers et groupes de documents pertinents de votre ancien système de fichiers sont transférés dans notre solution logicielle propriétaire ViewBox.
ViewBox est un système de recherche en ligne qui vous offre, ainsi qu’aux parties autorisées, un accès rapide, sécurisé et traçable au contenu archivé, même des années après la mise hors service du système de fichiers d’origine.
Un autre avantage est que nous reconstituons les structures de stockage centrales et les informations liées afin que les évaluations professionnelles, fiscales ou juridiques restent possibles sans qu’il soit nécessaire d’accéder au lecteur réseau ou au système de fichiers d’origine.
Une fois ViewBox mis en œuvre et accepté, le système de fichiers d’origine peut être entièrement mis hors service.
À la fin du projet, vous recevez une documentation complète du projet ou une documentation procédurale qui enregistre de manière transparente chaque étape, en particulier en ce qui concerne :
- le type de transfert et de migration des données
- la structure et la catégorisation du contenu archivé
- les phases de test et d’acceptation effectuées
De plus, nous documentons chaque étape du processus d’archivage conformément aux exigences d’audit dans notre système de tickets Jira, depuis l’exportation des données et l’intégration du système jusqu’à l’acceptation finale et, le cas échéant, la suppression ultérieure du système source. Cela garantit que des tiers ou des auditeurs externes peuvent à tout moment retracer entièrement la manière dont l’archivage a été effectué.
Logiciel et système de recherche ViewBox
Rendre les systèmes de fichiers archivés utilisables intelligemment
Avec ViewBox, AvenDATA propose un puissant système de lecture et de recherche conçu spécialement pour accéder au contenu des systèmes de fichiers mis hors service.
Grâce à une interface Web intuitive, ViewBox permet une recherche rapide, une analyse structurée et un accès ciblé aux structures de dossiers et aux documents archivés sans avoir à accéder au système de fichiers d’origine, au lecteur réseau ou au serveur de fichiers.
ViewBox garantit que vos fichiers :
- Restent compréhensibles et utilisables même des années après la mise hors service
- Sont toujours disponibles conformément aux exigences d’audit
- Sont structurés et prêts pour les processus d’audit internes et externes
Une fonction spéciale : Suppression automatisée des données avec ViewBox. Sur la base de périodes de conservation définies, les fichiers archivés peuvent être supprimés automatiquement de manière traçable et selon des règles prédéfinies une fois que les exigences légales ou internes de l’entreprise ont expiré.
L’application est basée sur une infrastructure cloud certifiée et fait l’objet de tests de sécurité et de fonctionnalité réguliers. Elle peut tout aussi bien être exploitée dans un environnement on-premise, en fonction de vos exigences individuelles en matière de conformité ou d’informatique.
ViewBox – Ihre Brücke
zur strukturierten Nutzung alter Dateisysteme
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten Dateien bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche System oder Dateiserver.
Prêt(e) pour la
prochaine étape ?
Au cours d’une session d’une heure avec nos experts, nous analysons vos systèmes de fichiers, qu’il s’agisse de structures de dossiers anciennes, de répertoires de projets ou de référentiels de documents non structurés.
Nous vous montrons en direct comment mettre hors service votre système de fichiers de manière efficace tout en conservant un accès à long terme à tous les contenus, notamment :
- Un examen structuré de la structure des données, du transfert de données et de la classification des documents
- Une démonstration en direct de notre solution ViewBox
- Une explication de la manière dont nous cartographions les filtres, les métadonnées et les relations entre les documents
- Une estimation fiable de l’effort, de la durée du projet et des coûts
Transparence dès le départ :
Nos propositions de projet sont basées sur des prix fixes clairement définis, garantis sans renégociations. Et qualité, fiabilité et bon rapport qualité-prix sont au cœur de tout ce que nous faisons.
Nos propositions de projet sont basées sur des prix fixes clairement définis, garantis sans renégociations. Et qualité, fiabilité et bon rapport qualité-prix sont au cœur de tout ce que nous faisons.
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