Quel est le coût de l'archivage d'un système hérité ?

Par Emanuel Böminghaus, expert en systèmes hérités et directeur général d’AvenDATA

Par Emanuel Böminghaus,

expert en systèmes hérités et
directeur général d’AvenDATA

Quiconque s’occupe de la mise hors service de systèmes hérités sera tôt ou tard confronté à une question cruciale : L’effort requis pour un archivage professionnel est-il vraiment justifié ? Dans de nombreuses organisations, ce sujet est souvent reporté en raison de contraintes budgétaires, d’incertitudes ou d’un manque de perception de l’urgence. Cependant, se concentrer uniquement sur l’effort à court terme peut conduire à négliger des risques financiers, juridiques et opérationnels importants à long terme.

Cet article présente les coûts réels d’un archivage professionnel et explique pourquoi l’impact financier de la négligence des systèmes hérités est souvent beaucoup plus élevé.

Quels sont les éléments clés d'une stratégie d'archivage professionnelle ?

L’archivage va bien au-delà du simple stockage de données sur un serveur ou de la sauvegarde d’une base de données. Un processus d’archivage professionnel comprend :

L’analyse et la sélection des données pertinentes
L’extraction des données du système existant
La conversion de ces données dans un format stable à long terme
La structuration du stockage avec des protocoles d’indexation et d’accès
La documentation de l’ensemble du processus (piste d’audit)
La mise en œuvre de politiques de suppression

En fonction de la complexité du système, du volume des données et des exigences réglementaires, les coûts d’archivage se situent généralement dans la tranche basse à intermédiaire des cinq chiffres. Chez AvenDATA, l’archivage complet d’un système SAP commence à environ 32 100 dollars, ce qui comprend un accès sécurisé, la cartographie structurelle, l’extraction des données et la documentation complète. Les systèmes hérités plus petits ou les projets d’archivage partiel sont facturés à un prix inférieur.

Plus le processus d’archivage est précoce et standardisé, plus le coût et l’effort globaux sont faibles.

Quels sont les coûts liés au fait de ne pas archiver les systèmes hérités ?

Le fait de ne pas mettre en œuvre une stratégie d’archivage structurée peut réduire les dépenses initiales du projet, mais entraîner des coûts cachés à long terme. Ces coûts peuvent être regroupés en cinq catégories principales :

1. Coûts d'exploitation des systèmes hérités

Les frais de licence, la maintenance, l’infrastructure, l’électricité, les sauvegardes et le support informatique contribuent tous à des dépenses courantes qui servent souvent uniquement à permettre l’accès passif à d’anciennes données. Sur une période de cinq à dix ans, ces coûts peuvent facilement atteindre plusieurs dizaines de milliers d’euros.

2. Dépendance vis-à-vis du personnel et conservation des connaissances

Tant qu’un système existant reste en service, il faut disposer de personnel qualifié pour le faire fonctionner. À chaque démission, départ à la retraite ou restructuration interne, le risque augmente que personne ne comprenne parfaitement le fonctionnement du système. La formation de nouveaux employés, la mise en œuvre de solutions temporaires ou le recrutement d’experts externes augmente les coûts.

3. Risques liés à l'audit et à la conformité

Sans archivage conforme à la loi, les audits externes ou les examens internes peuvent révéler des lacunes dans la documentation. Les documents financiers et fiscaux doivent être accessibles, traçables et vérifiables à tout moment.

Le non-respect des exigences légales, réglementaires ou en matière de protection des données peut entraîner des amendes importantes, des sanctions financières et des conséquences juridiques. De plus, le risque de responsabilité personnelle pour les cadres supérieurs augmente si les obligations légales en matière de documentation et de conservation ne peuvent être respectées.

4. Risque de perte ou d'inaccessibilité des données

Plus les systèmes hérités sont utilisés longtemps sans archivage approprié, plus le risque de défaillance technique est élevé. Du matériel obsolète, des logiciels incompatibles ou des identifiants de connexion oubliés peuvent entraîner une perte définitive de données, avec des conséquences juridiques et opérationnelles potentiellement graves.

5. Retards dans les projets et obstacles stratégiques

Les systèmes non archivés doivent souvent être pris en compte lors des migrations ou des changements de stratégie informatique. Cela ralentit les nouvelles initiatives, complique les intégrations et entrave les efforts de modernisation. Sans archivage, les systèmes hérités deviennent des obstacles à la transformation numérique.

Étude de cas : Archivage vs. Poursuite de l'exploitation

Une entreprise de taille moyenne continue d’utiliser un système financier obsolète uniquement pour accéder à des données historiques. Le coût annuel de l’hébergement, des licences, de la maintenance et des sauvegardes s’élève à environ 12 840 dollars, sans compter les ressources informatiques internes supplémentaires. L’archivage des données pertinentes aurait coûté entre 26 750 et 32 100 dollars, garantissant la conformité légale, la disponibilité à long terme et l’élimination des dépenses opérationnelles courantes.

Au bout de trois ans, le constat est clair : l’archivage constituait un investissement à long terme plus intelligent, réduisant les coûts, garantissant la conformité et minimisant les frais généraux opérationnels.

Conclusion : L'archivage est rentable sur le plan économique, juridique et stratégique

L’archivage professionnel implique sans aucun doute un investissement ponctuel. Mais il remplace de manière permanente les coûts cachés à long terme liés au fonctionnement continu du système, réduit les risques de non-conformité et permet une séparation nette entre les systèmes hérités et les systèmes modernes.

Les organisations qui choisissent de ne pas archiver paient souvent deux fois : d’abord en raison de la complexité technique, puis en raison des conséquences juridiques ou de la perte de données. L’archivage n’est pas un coût, mais une protection pour l’entreprise, un soulagement pour les opérations informatiques et une étape stratégique vers la transformation numérique.

Vous prévoyez d’archiver un système hérité ?