Archiver vos serveurs de fichiers, sécuriser vos fichiers,
préserver vos informations, garantir votre conformité avec AvenDATA.
Des serveurs de fichiers classiques sur lecteurs réseau et structures de dossiers mixtes aux référentiels de documents organisés individuellement, nous archivons les données non structurées issues de serveurs de fichiers hérités de tout type et de tout secteur — des rapports aux documents financiers.
Le défi
Les fichiers historiques des anciens serveurs de fichiers sont importants, mais leur accès devient de plus en plus difficile.
Lors des migrations informatiques, des arrêts de serveurs ou du démantèlement de structures de répertoires obsolètes, les entreprises sont régulièrement confrontées à une tâche critique.
Les serveurs de fichiers — généralement des hiérarchies de dossiers constituées au fil des ans et contenant des documents Excel, Word, PowerPoint ou PDF — renferment encore des informations utiles à des fins fiscales, juridiques ou métier.
Cependant, la maintenance de l’infrastructure associée est coûteuse : les formats de fichiers deviennent obsolètes, les licences logicielles expirent et la connaissance de la structure de stockage d’origine se perd.
L’accès aux fichiers importants devient difficile, voire impossible, alors même qu’ils doivent rester disponibles, consultables et conformes aux exigences d’audit.
C’est précisément là qu’intervient AvenDATA, avec sa solution d’archivage pour serveurs de fichiers hérités.
Solution d'archivage éprouvée,
forte de plus de 17 ans d'expérience projet
L’archivage de serveurs de fichiers non structurés — documents Excel, Word, PowerPoint et PDF — a été continuellement testé, affiné et optimisé par AvenDATA pendant plus de 17 ans, dans le cadre de milliers de projets de mise hors service menés à travers le monde.
Grâce à notre approche structurée et éprouvée, nous répondons de manière fiable et transparente à toutes les demandes, qu’elles proviennent d’auditeurs, de services métier ou d’autorités judiciaires.
Notre logiciel propriétaire ViewBox s’est imposé comme une solution puissante pour la recherche et l’analyse conformes aux exigences d’audit.
Il est utilisé non seulement par de nombreuses entreprises de taille moyenne, mais aussi par plus de 50 % des sociétés cotées au DAX — une preuve claire de sa stabilité, de sa flexibilité et de sa simplicité d’utilisation au plus haut niveau.
De l’Europe à l’Asie en passant par l’Amérique du Nord, ViewBox est utilisé dans le monde entier.
Gardez vos documents accessibles, faciles à rechercher et à filtrer
avec ViewBox
Nous ne transférons pas seulement tous les fichiers de votre ancien serveur de fichiers : nous veillons aussi à ce que vous puissiez continuer à les rechercher, les consulter et les exploiter sur le long terme.
Cela comprend notamment :
- La reproduction des structures de dossiers centrales et des classifications de documents
- Le transfert et la cartographie des logiques de classement propres à votre organisation et des conventions de nommage personnalisées
- L’archivage sécurisé de tous les documents pertinents : factures, présentations, instructions de travail, rapports ou contrats
- La mise en œuvre de fonctions de filtrage et de recherche spécifiques, pour retrouver rapidement le contenu, indépendamment de son emplacement de stockage d’origine
- La signature numérique de tous les documents, afin de garantir leur immuabilité et une sécurité juridique maximale lors des audits, des contrôles internes ou des procédures judiciaires
Avant de démarrer un projet, nous définissons ensemble les fichiers et les structures qui doivent rester accessibles — à des fins fiscales, de preuve juridique ou de référence interne.
Fort de plus de 17 ans d’expérience acquise au fil d’innombrables projets d’archivage, nous savons comment préserver vos données pour qu’elles continuent à créer de la valeur.
Dans ViewBox, vos fichiers restent consultables, analysables et prêts à l’emploi, même des années après la fermeture du système d’origine.
Pour les audits, les examens internes ou les exigences légales, vous bénéficiez d’un accès complet à vos contenus : sécurisé, structuré et toujours disponible.
Une exécution rapide et un ROI mesurable,
même sur des volumes importants
L’archivage d’anciens serveurs de fichiers prend généralement un à trois mois, selon le volume des données, la complexité structurelle et la diversité des formats.
Grâce à une méthodologie clairement définie et standardisée, nous archivons de manière efficace, sécurisée et transparente, même les collections de fichiers volumineuses et historiques.
Nous avons mené à bien des projets portant sur des centaines de millions de fichiers et plusieurs téraoctets de documents, tous transférés dans notre solution d’archivage ViewBox — stockage structuré, migration des métadonnées et documentation complète compris.
Nos clients réalisent ainsi des économies significatives en peu de temps : coûts de stockage, efforts de sauvegarde, maintenance des structures de répertoires obsolètes, licences logicielles pour formats hérités et support informatique interne.
La valeur économique ne se limite pas à la réduction des coûts : elle réside aussi dans la conformité juridique et la disponibilité permanente des contenus métier essentiels.
Dans la grande majorité de nos projets, le retour sur investissement est atteint en moins d’un an, grâce à des économies mesurables sur les licences, l’infrastructure et les ressources internes.
Analyse du
serveur de fichiers
La première étape de l’archivage d’un ancien serveur de fichiers consiste en une analyse détaillée de votre environnement existant. Cette analyse sert de base à une évaluation précise de la durée et du coût du projet d’archivage.
Nous examinons les aspects à la fois techniques et organisationnels, notamment :
- Les options d’accès et d’autorisation pour le serveur de fichiers existant (par exemple, lecteurs réseau, serveurs de fichiers)
- Le type, la structure et l’étendue des fichiers disponibles (par exemple, Excel, Word, PowerPoint, PDF)
- La pertinence de certains dossiers et groupes de documents (par exemple, rapports de projet, documentation contractuelle, états financiers annuels)
- Les particularités individuelles telles que les conventions de nommage personnalisées, les logiques de stockage spécifiques ou les métadonnées supplémentaires
- Les options techniques de transfert des données (par exemple, disque SSD fourni, rack physique ou connexion SFTP sécurisée)
Nous vous résumons les résultats dans une offre ferme à prix fixe, pour une sécurité maximale en matière de planification et de décision.
Projet d'archivage
du serveur de fichiers
Une fois l’analyse terminée, le projet proprement dit démarre selon une démarche structurée et efficace, rythmée par des étapes clairement définies.
Lors d’une réunion de lancement commune, nous clarifions l’ensemble des exigences organisationnelles et techniques avec votre équipe. À partir de là, nous prenons en charge la majeure partie des tâches, notamment :
- La configuration de l’accès au serveur de fichiers (par exemple, VPN, exportation sécurisée des données ou mise à disposition de disques durs)
- L’exportation et le transfert des dossiers et du contenu des fichiers concernés
- La reproduction structurée de la logique de classement d’origine dans le logiciel d’archivage ViewBox
- La documentation de toutes les étapes, pour garantir la conformité aux audits et la traçabilité
- La signature numérique des documents, pour garantir la preuve de leur immuabilité
Nos chefs de projet expérimentés vous accompagnent tout au long du processus et veillent à un déroulement fluide, en mobilisant un minimum de ressources de votre part.
En clôture de projet, nous menons ensemble des phases de test et d’acceptation structurées, afin de nous assurer que l’ensemble des contenus a été archivé de façon complète, exacte et transparente, et qu’il reste entièrement consultable.
Résultat de l'archivage
du serveur de fichiers
Une fois le projet terminé, l’ensemble des structures de dossiers, des fichiers et des groupes de documents pertinents de votre ancien serveur de fichiers est transféré dans notre solution logicielle propriétaire ViewBox.
ViewBox est un système de recherche en ligne qui vous offre — ainsi qu’aux parties autorisées — un accès rapide, sécurisé et traçable au contenu archivé, même des années après la mise hors service du serveur de fichiers d’origine.
Autre avantage : nous reconstituons les structures de stockage centrales et les informations associées, afin que les évaluations métier, fiscales ou juridiques restent possibles sans avoir à accéder au lecteur réseau ou au serveur de fichiers d’origine.
Une fois ViewBox mis en œuvre et validé, le serveur de fichiers d’origine peut être entièrement mis hors service.
En clôture de projet, vous recevez une documentation complète — ou documentation procédurale — qui consigne chaque étape de manière transparente, en particulier :
- Le type de transfert et de migration des données
- La structure et la catégorisation du contenu archivé
- Les phases de test et d’acceptation réalisées
Nous documentons par ailleurs chaque étape du processus d’archivage conformément aux exigences d’audit, dans notre système de tickets Jira : de l’exportation des données et de l’intégration du système jusqu’à l’acceptation finale et, le cas échéant, à la suppression ultérieure du système source. Des tiers ou des auditeurs externes peuvent ainsi retracer à tout moment, dans son intégralité, la manière dont l’archivage a été réalisé.
Logiciel et système de recherche ViewBox
Exploiter intelligemment vos serveurs de fichiers archivés
Avec ViewBox, AvenDATA propose un puissant système de lecture et de recherche, conçu spécialement pour accéder au contenu des serveurs de fichiers mis hors service.
Grâce à une interface web intuitive, ViewBox permet une recherche rapide, une analyse structurée et un accès ciblé aux dossiers et aux documents archivés — sans avoir à ouvrir le système de fichiers, le lecteur réseau ou le serveur de fichiers d’origine.
ViewBox garantit que vos fichiers :
- Restent compréhensibles et exploitables, même des années après la mise hors service
- Demeurent disponibles conformément aux exigences d’audit
- Sont structurés et prêts pour les processus d’audit internes et externes
Une fonction spéciale : la suppression automatisée des données. Sur la base de durées de conservation définies, les fichiers archivés peuvent être supprimés automatiquement — de manière traçable et selon des règles prédéfinies — une fois les obligations légales ou internes arrivées à échéance.
L’application repose sur une infrastructure cloud certifiée et fait l’objet de tests de sécurité et de fonctionnement réguliers. Elle peut tout aussi bien être exploitée sur site (on-premise), selon vos exigences de conformité ou d’informatique.
Prêt(e) pour la
prochaine étape ?
Au cours d’une session d’une heure avec nos experts, nous analysons vos serveurs de fichiers — qu’il s’agisse d’anciennes structures de dossiers, de répertoires de projets ou de référentiels de documents non structurés.
Nous vous montrons en direct comment mettre hors service votre serveur de fichiers de manière efficace, tout en conservant un accès à long terme à l’ensemble des contenus, notamment :
- Un examen structuré de l’organisation des données, du transfert et de la classification des documents
- Une démonstration en direct de notre solution ViewBox
- Une explication de la façon dont nous cartographions les filtres, les métadonnées et les relations entre documents
- Une estimation fiable de la charge, de la durée et du coût du projet
Transparence dès le départ :
Nos propositions reposent sur des prix fixes clairement définis, garantis sans renégociation. Qualité, fiabilité et bon rapport qualité-prix sont au cœur de tout ce que nous faisons.
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Réponses rapides à vos questions
Un échange personnalisé et sans engagement au sujet de l'archivage de vos serveurs de fichiers et lecteurs réseau.
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Nous vous contacterons sous peu.
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