Conservation légale —
Protection des données juridiquement pertinentes
La fonction de conservation légale permet de protéger délibérément certaines données et certains documents contre la suppression dans des situations telles que des litiges, des audits ou des enquêtes internes. Le contenu désigné reste inchangé, garantissant le respect des délais de conservation légaux, des exigences de conformité et des normes internationales.
Conservation légale et suppression des données —
Sécurité juridique et intégrité des données dans les systèmes hérités mis hors service
Avec ViewBox, notre système de recherche développé spécialement pour les systèmes hérités mis hors service, nous offrons aux entreprises deux fonctions essentielles pour une gestion des archives conforme à la législation sur la protection des données : la conservation légale et la suppression contrôlée des données. Ces deux fonctions garantissent un traitement juridiquement conforme des informations archivées, depuis leur protection et leur conservation légale jusqu’à leur suppression conforme aux exigences d’audit.
Bases juridiques
Bases juridiques pertinentes :
Loi Sarbanes-Oxley
(SOX)
La loi américaine Sarbanes-Oxley (SOX) impose aux entreprises internationales cotées en bourse de conserver leurs informations métier et financières à long terme et de manière traçable. Grâce à la conservation légale, ces exigences peuvent également être satisfaites dans les systèmes hérités mis hors service, car les données pertinentes sont protégées de manière fiable contre la suppression et restent accessibles à tout moment.
Exigences eDiscovery
(par exemple aux États-Unis)
Dans de nombreux systèmes juridiques internationaux, en particulier aux États-Unis, les entreprises sont tenues de fournir des preuves électroniques sous une forme structurée lors d’enquêtes ou de procédures judiciaires. La fonction de conservation légale de ViewBox permet de conserver durablement les données pertinentes et de répondre aux exigences légales en matière de transparence et de traçabilité.
Suppression des données :
sécurisée, automatisée et conforme aux exigences d'audit
Une fois les délais de conservation légaux ou internes expirés, ViewBox permet une suppression entièrement contrôlée des données archivées. La fonction peut être automatisée, est entièrement journalisée et garantit une exécution conforme aux exigences en matière de suppression.
Principaux avantages de la
fonction de suppression :
- Automatisation
Les processus de suppression peuvent être configurés pour démarrer automatiquement à l’expiration de la période de conservation correspondante. Cela réduit les efforts manuels, permet de gagner du temps et diminue le risque d’erreur humaine.
- Piste d’audit complète
Chaque suppression est documentée de bout en bout, de l’identification des données à la confirmation finale de la suppression. Les entreprises peuvent démontrer à tout moment qu’elles ont rempli leurs obligations de suppression de manière conforme.
- Conformité réglementaire
ViewBox aide les entreprises à mettre en œuvre de manière fiable des exigences de suppression complexes, spécifiques à la réglementation et au secteur. Les violations des obligations de protection ou de conservation des données, ainsi que les amendes potentielles ou les atteintes à la réputation, peuvent ainsi être évitées de façon efficace.
Conclusion :
Grâce à ses fonctions de conservation légale et de suppression contrôlée des données, ViewBox offre une solution complète pour un traitement des informations archivées à la fois juridiquement conforme et répondant aux exigences d’audit dans les systèmes hérités mis hors service. Les entreprises satisfont non seulement aux exigences légales, mais réduisent également les risques, préservent l’intégrité des données et renforcent durablement et efficacement leurs structures de conformité.
Réponses rapides à vos questions
Échange personnalisé et sans engagement au sujet de la conservation légale et de la suppression.
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Nous vous contacterons sous peu.
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