Archivage des systèmes RH hérités
Sécurisez les données des employés, conservez les registres de paie et garantissez la conformité avec AvenDATA.
De SAP HCM, SAP Payroll (PY), PAISY, LOGA, Workday et ADP jusqu’à Oracle HCM et aux applications développées en interne, nous archivons les systèmes de paie et RH de tous types, de toutes générations et de toutes architectures.
Notre solution met hors service de manière fiable même les environnements RH les plus complexes des grands groupes et des ETI, tout en conservant les données de façon sécurisée et opposable en cas de contrôle, sur le long terme.
Le défi
Les données historiques des systèmes de paie et RH sont importantes, mais leur accès devient toujours plus difficile.
Lors de migrations informatiques, de changements de système, de l’externalisation des RH ou de la mise hors service de solutions logicielles obsolètes, les entreprises sont régulièrement confrontées à un défi de taille.
Les systèmes de paie et RH, généralement des applications qui se sont développées au fil des décennies avec des structures de données profondément intégrées et personnalisées, contiennent encore des informations pertinentes à des fins fiscales, sociales et métier.
De plus, la pression exercée par les caisses de retraite (CNAV, Agirc-Arrco) et l’URSSAF s’intensifie. Lors des contrôles, les entreprises doivent produire des journaux de paie détaillés et des historiques de cotisations, parfois plusieurs décennies plus tard — une exigence quasi impossible à satisfaire sans solution d’archivage dédiée.
Dans le même temps, le maintien de ces systèmes est coûteux : les logiciels ne sont plus mis à jour, les licences expirent et l’expertise interne se perd peu à peu.
L’accès aux données relatives à la paie des salariés, aux registres des salaires, aux dossiers du personnel, aux informations sur les retraites ou aux rapports historiques devient difficile, voire impossible, alors que ces données doivent rester disponibles, analysables et opposables en cas de contrôle.
C’est précisément là qu’AvenDATA intervient avec sa solution d’archivage spécialisée.
Solution d’archivage éprouvée
avec plus de 17 ans d’expérience
L’archivage des systèmes de paie et RH a été continuellement perfectionné, testé et mis en œuvre avec succès par AvenDATA au fil des ans dans le cadre de nombreux projets de mise hors service pour de grandes entreprises.
Notre expertise est basée sur plus de 17 ans d’expérience avec des centaines de systèmes archivés, dont de nombreuses solutions de paie et HCM (gestion du capital humain).
Au fil des ans, nous avons été capables de répondre de manière fiable à toutes les exigences des contrôles fiscaux, des contrôles URSSAF, des demandes liées aux retraites et des procédures judiciaires, de façon transparente et conforme aux exigences d’audit.
Conservez vos données RH grâce à des rapports clairs et exploitables
dans ViewBox
Nous transférons non seulement toutes les données de vos systèmes de paie et RH, mais veillons aussi à ce que vous puissiez continuer à accéder à ces données et à les utiliser de manière permanente dans notre logiciel ViewBox.
Cela comprend les éléments suivants :
- La reproduction des évaluations RH et des rapports pertinents
- La mise en œuvre de rapports individuels spécifiques au client, y compris des requêtes personnalisées, des statistiques et des listes
- L’archivage de tous les documents pertinents nécessaires pour assurer la traçabilité des rapports, tels que les fiches de paie, les contrats de travail ou les relevés de temps de travail
Avant même le début du projet, nous travaillons avec vous pour déterminer les évaluations et les accès aux données qui seront nécessaires à l’avenir, que ce soit pour des contrôles fiscaux, des demandes de renseignements sur les retraites ou la sécurité sociale, des évaluations internes ou des exigences légales en matière de conservation. Ainsi, vous bénéficiez de nos nombreuses années d’expérience dans la mise hors service de systèmes RH tels que SAP HCM, LOGA, Workday, PAISY, ADP ou Oracle HCM.
Dans ViewBox, vous pouvez continuer à rechercher, analyser et évaluer ces rapports même des années après la mise hors service du système, de manière totalement indépendante du système d’origine.
Que ce soit pour des contrôles fiscaux et URSSAF portant sur la paie, des demandes de renseignements sur les retraites, des questions internes relatives aux ressources humaines ou des clarifications juridiques, vous avez toujours accès à des rapports clairement structurés et filtrables, sans avoir besoin des licences RH d’origine ou des systèmes hérités.
Exécution rapide du projet, valeur mesurable
Systèmes de paie et RH hérités
Nous mettons hors service les systèmes de paie et RH hérités de façon structurée, efficace et rentable. La durée typique d’un projet varie de 1 à 6 mois, en fonction de la complexité du système et du volume des données.
Qu’il s’agisse de SAP HCM avec des modules profondément intégrés, d’environnements Workday ou de solutions héritées complexes telles que PAISY, LOGA ou Oracle HCM, notre approche standardisée nous permet d’archiver de manière sécurisée et transparente même les systèmes hautement interconnectés contenant plusieurs téraoctets de données de paie et RH, en garantissant une traçabilité complète.
Analyse des systèmes RH
et de paie hérités
La première étape de tout projet d’archivage de données RH consiste à analyser en détail le système de paie ou RH existant. Cette analyse sert de base à une estimation fiable de la durée, de l’effort et des coûts du projet.
Dans les grandes organisations disposant d’environnements système complexes et anciens, de SAP HCM à LOGA ou PAISY, ce travail préparatoire est essentiel pour garantir une mise hors service conforme et rentable.
Dans le cadre de l’analyse, nous examinons à la fois les aspects techniques et ceux liés aux processus, parmi lesquels :
- Les options d’accès au système actuel (par exemple, interface graphique, accès à distance, extractions de la base de données (dumps))
- Le type, la structure et la taille de la base de données sous-jacente (par exemple, Oracle, MS SQL, DB2 ou solutions propriétaires)
- Les rapports disponibles, les journaux de paie et les documents pertinents pour l’archivage
- Les spécificités individuelles telles que les développements personnalisés, les adaptations du système, les interfaces ou les modules supplémentaires (par exemple, les régimes de retraite, la gestion des temps, ESS/MSS)
Les résultats de cette analyse sont résumés dans une offre à prix fixe transparente, avec des détails clairs sur la portée, la durée et les étapes de mise en œuvre. Cela vous donne une sécurité maximale en matière de planification et de prise de décision.
Archivage des
systèmes RH et de paie
À la suite de l’analyse du système, nous lançons ensemble le projet d’archivage de façon structurée, efficace et selon une méthodologie éprouvée, spécialement adaptée aux systèmes RH.
Lors d’une réunion de lancement, nous définissons tous les paramètres organisationnels et techniques. Ensuite, nous prenons en charge la plupart des tâches pour vous, ne vous demandant qu’un effort minimal de votre part :
- La configuration de l’accès sécurisé au système
- L’exportation et la migration des données de paie et RH pertinentes
- La reproduction des rapports essentiels, tels que les journaux de paie, les déclarations sociales (DSN) ou les bulletins de paie
- L’archivage et la documentation des évaluations individuelles et des développements personnalisés
- La fourniture d’une documentation d’audit complète pour les auditeurs internes et externes
Nos chefs de projet expérimentés vous guident tout au long du processus, de l’analyse initiale à la réception du projet.
Pour conclure le projet, nous menons avec vous des phases de test structurées, pour garantir que les données archivées sont complètes, traçables et recevables devant l’administration. Ce n’est qu’ensuite que nous procédons à la mise hors service définitive de votre système hérité.
Résultats de l’archivage
du système de paie et RH
Une fois le projet mené à bien, toutes les données RH pertinentes, les journaux de paie, les documents et les rapports de votre système de paie ou RH hérité sont transférés vers notre solution d’archivage propriétaire, ViewBox.
ViewBox est une plateforme de recherche en ligne conçue spécialement pour permettre un accès sécurisé aux données archivées provenant de systèmes mis hors service. Elle permet aux utilisateurs autorisés, tels que les services RH, les auditeurs ou les examinateurs externes, d’accéder rapidement, de manière fiable et légale à toutes les informations, même plusieurs années après la mise hors service du système.
Une valeur ajoutée essentielle : nous reproduisons tous les rapports standard et personnalisés essentiels, des bulletins de paie et journaux de paie aux déclarations sociales (DSN) et analyses RH internes. Cela garantit que les évaluations métier, fiscales, de retraite ou juridiques restent pleinement possibles sans avoir à accéder au système hérité d’origine.
Une fois la migration des données, les tests du système et la réception finale terminés, le système RH hérité peut être mis hors service de manière complète et sécurisée.
Documentation finale du projet. À l’issue du projet, vous recevez une documentation complète qui consigne toutes les étapes de manière transparente et opposable en cas de contrôle. Elle comprend en particulier :
- La méthode de migration des données
- La structure et la préparation du contenu archivé
- L’exécution et les résultats des phases de test et d’acceptation
- Toutes les reproductions d’interfaces et de rapports
De plus, nous documentons chaque étape du processus d’archivage dans notre système de tickets Jira, de l’exportation initiale à l’acceptation finale et, le cas échéant, la suppression ultérieure du système source. Cela garantit que des tiers ou des auditeurs externes peuvent à tout moment retracer entièrement la manière dont l’archivage a été effectué, de façon sécurisée, conforme à la législation et entièrement documentée.
Logiciel et plateforme de recherche ViewBox
Rendre les données RH archivées utilisables intelligemment
Avec ViewBox, AvenDATA fournit une puissante plateforme de recherche conçue spécialement pour accéder aux informations archivées provenant de systèmes de paie et RH mis hors service.
Grâce à une interface web intuitive, ViewBox permet une récupération rapide, une analyse structurée et une mise à disposition ciblée des données RH, sans avoir à accéder au système d’origine tel que SAP HCM, LOGA, Workday, PAISY, ADP ou Oracle HCM.
ViewBox garantit que vos données RH :
- Restent compréhensibles et utilisables même des années après la mise hors service du système
- Sont toujours accessibles conformément aux exigences d’audit, par exemple pour les audits de retraite, les audits fiscaux ou les procédures judiciaires
- Sont structurées et disponibles pour des analyses RH internes ou des processus d’audit externes
Une valeur ajoutée essentielle : nous reproduisons tous les rapports standard et personnalisés essentiels, des bulletins de paie et journaux de paie aux déclarations sociales (DSN) et analyses RH internes. Cela garantit que les évaluations métier, fiscales, de retraite ou juridiques restent pleinement possibles sans avoir à accéder au système hérité d’origine.
Le logiciel est construit sur une infrastructure cloud certifiée qui fait l’objet d’audits de sécurité réguliers. Si nécessaire, il peut également être déployé sur site (on-premise), en fonction de vos politiques internes de conformité ou de protection des données.
Au cœur
Notre logiciel d’archivage ViewBox
ViewBox s’est imposé comme une plateforme de recherche fiable pour les données RH archivées, que ce soit pour les services RH, les équipes d’audit interne ou les auditeurs externes.
Il est déjà utilisé par plus de 50 % des entreprises du DAX et déployé dans le monde entier par des sociétés européennes, nord-américaines et asiatiques.
ViewBox, votre passerelle
vers les données RH archivées de vos systèmes arrêtés
Pour les services RH, les responsables paie, l’audit interne, les commissaires aux comptes, les caisses de retraite ou la direction juridique :
vos données de paie et de personnel archivées restent à tout moment consultables, compréhensibles et exploitables — sans logiciel hérité, sans accès technique spécifique et sans le système d’origine.
Prêt(e) pour la
prochaine étape ?
Au cours d’une session d’une heure avec nos experts, nous examinons ensemble votre système hérité, qu’il s’agisse d’une solution standard, d’une application personnalisée ou d’un système RH entièrement sur mesure.
Nous vous montrons en direct comment mettre hors service votre solution de paie ou RH de manière efficace, tout en conservant les données utilisables à long terme et conformes à vos obligations légales de conservation. Cette session comprend les éléments suivants :
- Un alignement des structures de données, des formats de transfert et la préparation des rapports
- Une démonstration en direct de notre solution d’archivage ViewBox
- Une explication de notre méthode de reproduction des journaux de paie, des rapports de paie et des analyses personnalisées
- Une évaluation fiable de l’effort, du calendrier et une proposition à prix fixe
Transparence dès le départ :
Nos propositions de projet sont basées sur des prix fixes clairement définis, garantis sans renégociations. Qualité, fiabilité et bon rapport qualité-prix sont nos priorités.
Réservez dès maintenant votre consultation personnalisée avec un expert.
Réponses rapides à vos questions
Personnel et sans engagement concernant l'archivage des systèmes de paie et RH
Personnel et sans engagement concernant l'archivage des systèmes de paie et RH
Merci
Merci pour votre demande.
Nous vous contacterons sous peu.
Nous vous contacterons sous peu.