Archivage de systèmes DMS/ECM
Sécurisez vos données, conservez vos documents et garantissez votre conformité avec AvenDATA.
Qu’il s’agisse d’OpenText, de d.velop, d’easy Archive ou de solutions DMS ou ECM développées en interne, nous archivons le
contenu de toutes sortes d’applications héritées, de toutes générations et de toutes solutions spécifiques à un secteur, couvrant
tout, du stockage de documents et des flux de travail conformes aux exigences d’audit à la gestion des métadonnées.
contenu de toutes sortes d’applications héritées, de toutes générations et de toutes solutions spécifiques à un secteur, couvrant
tout, du stockage de documents et des flux de travail conformes aux exigences d’audit à la gestion des métadonnées.
Le défi
Les documents historiques stockés dans d’anciens systèmes DMS/ECM sont importants, mais leur accès devient de plus en plus difficile.
Au cours des migrations informatiques, des changements de logiciels ou de la mise hors service des environnements DMS/ECM existants, les entreprises sont régulièrement confrontées à une tâche critique.
Les systèmes hérités, généralement des plateformes documentaires qui ont évolué au fil des ans avec des structures complexes et personnalisées, contiennent encore des contenus pertinents à des fins fiscales, juridiques ou métier.
Cependant, l’exploitation de ces systèmes est coûteuse, les logiciels ne sont plus maintenus, les licences expirent et l’expertise interne s’amenuise. L’accès aux informations et aux documents importants devient difficile, voire impossible, alors qu’ils doivent rester disponibles, consultables et conformes aux exigences d’audit.
C’est précisément là qu’AvenDATA soutient les entreprises avec sa solution d’archivage pour systèmes DMS/ECM hérités.
Solution d'archivage éprouvée,
soutenue par plus de 17 ans d'expérience projet
Depuis plus de 17 ans, AvenDATA n’a cessé de rechercher, d’affiner et d’améliorer l’archivage des systèmes DMS et ECM hérités à travers des milliers de projets concrets.
Grâce à notre approche éprouvée, nous avons pu répondre de manière fiable et transparente à toutes les exigences professionnelles, aux demandes liées aux audits et aux obligations légales au fil des ans.
Le logiciel utilisé à cet effet, ViewBox, s’est imposé comme un puissant système de recherche qui offre des performances fiables tant dans le cadre des audits de conformité que dans l’accès quotidien à l’échelle de l’entreprise.
Aujourd’hui, il est utilisé par plus de 50 % des entreprises cotées au DAX, ce qui témoigne clairement de sa stabilité, de sa flexibilité et de sa valeur pratique au plus haut niveau.
De l’Europe à l’Asie en passant par l’Amérique du Nord, ViewBox est utilisé dans le monde entier.
Votre contenu archivé continue d'exister sous forme de documents consultables et de métadonnées structurées
dans ViewBox
Nous transférons non seulement tout le contenu et les métadonnées de votre DMS ou ECM hérité, mais veillons aussi à ce que vous puissiez continuer à utiliser ces données dans notre logiciel ViewBox de manière structurée, transparente et analysable.
Cela comprend les éléments suivants :
- Le transfert et la recherche de métadonnées structurées et de propriétés de documents
- La cartographie des liens vers les documents, des historiques de versions et des flux de travail (lorsque cela est nécessaire et utile)
- L’archivage de tous les documents, enregistrements et preuves pertinents, des factures et contrats aux e-mails ou à la documentation technique
Avant même le début du projet, nous travaillons avec vous pour définir les types de documents, les structures de métadonnées et les liens qui seront nécessaires à l’avenir, que ce soit pour des preuves fiscales, des processus internes à l’entreprise ou des exigences légales en matière de conservation. Ainsi, vous bénéficiez de nos années d’expérience acquise dans le cadre de nombreux projets d’archivage couvrant un large éventail de systèmes DMS et ECM, de secteurs d’activité et de tailles d’entreprises.
Dans ViewBox, vous pouvez continuer à rechercher, afficher et exporter ce contenu même des années après la mise hors service du système d’origine, de manière totalement indépendante du système DMS ou ECM existant.
Que ce soit pour des audits, des contrôles internes ou des procédures judiciaires, vous avez toujours accès à des documents et des données clairement structurés et filtrables, sans frais de licence ni dépendance permanente à l’ancien système.
Exécution rapide du projet
et avantages économiques significatifs (retour sur investissement mesurable)
Même avec des systèmes DMS et ECM hérités complexes
L’archivage et la mise hors service d’un système DMS ou ECM hérité prennent généralement entre 1 et 6 mois, selon la complexité du système et le volume des documents et des métadonnées.
Grâce à notre approche clairement structurée et standardisée, nous pouvons archiver de manière efficace et sécurisée même les systèmes DMS et ECM à grande échelle.
Nous avons déjà migré des plateformes contenant plusieurs téraoctets de documents et de données vers notre solution d’archivage, y compris les métadonnées, l’historique des versions, les autorisations des utilisateurs et la documentation complète des projets.
Grâce à notre méthodologie de projet éprouvée, nos clients bénéficient d’économies significatives en peu de temps, notamment en termes de coûts de licence pour les logiciels, bases de données et systèmes d’exploitation obsolètes, mais aussi en termes de maintenance, d’infrastructure et d’efforts administratifs internes.
Dans la grande majorité de nos projets, le retour sur investissement est réalisé en moins d’un an, grâce à des économies clairement mesurables en termes de licences, de coûts d’infrastructure et de ressources internes.
Analyse du système
DMS et ECM hérité
La première étape de la mise hors service d’un système DMS ou ECM existant consiste en une analyse détaillée de votre plateforme actuelle. Cette analyse sert de base à une évaluation fiable de la durée et des coûts du projet d’archivage de votre système.
Au cours de ce processus, nous enregistrons les aspects techniques et organisationnels, notamment :
- Les options d’accès au système DMS ou ECM existant
- Le type, la structure et la taille de la base de données (par exemple Oracle, MS SQL, DB2 ou formats propriétaires)
- La portée et la pertinence des documents archivés, des versions et des métadonnées
- Les caractéristiques individuelles telles que les types de documents personnalisés, les masques définis par l’utilisateur, les flux de travail, les interfaces ou les modules supplémentaires
Les résultats sont résumés pour vous dans une offre ferme à prix fixe, assurant une sécurité maximale en matière de planification et de prise de décision.
Projets d’archivage pour systèmes
DMS et ECM hérités
Une fois l’analyse du système terminée, le projet proprement dit commence de façon structurée, efficace et avec des étapes clairement définies.
Dans le cadre d’une réunion de lancement commune, nous clarifions toutes les exigences organisationnelles et techniques avec votre équipe. À partir de ce moment, nous prenons en charge la plupart des tâches pour vous, notamment :
- La configuration de l’accès à votre système DMS ou ECM
- L’exportation et le transfert des métadonnées et documents pertinents
- La reproduction des structures importantes, des liens entre les documents et, si nécessaire, des flux de travail
- La documentation de toutes les étapes pour garantir la conformité aux audits et une traçabilité complète
Nos chefs de projet expérimentés vous guident tout au long du processus et garantissent un flux de travail fluide avec un minimum de ressources de votre part.
À la fin du projet, nous effectuons ensemble des phases de test et d’acceptation structurées afin de nous assurer que tout le contenu a été archivé de manière complète, correcte et transparente.
Résultat
de l’archivage
Une fois le projet terminé, tous les documents, métadonnées, informations structurelles et liens pertinents de votre système DMS ou ECM hérité sont transférés vers notre solution logicielle propriétaire ViewBox.
ViewBox est un système de recherche en ligne qui vous offre, ainsi qu’aux parties autorisées, un accès rapide, sécurisé et vérifiable au contenu archivé, même des années après la mise hors service du système d’origine.
En tant qu’avantage supplémentaire, nous reconstituons toutes les structures de documents essentielles, les catégories et, si nécessaire, les masques de recherche personnalisés et les options de filtrage. Cela garantit que les recherches professionnelles, fiscales ou juridiques restent facilement accessibles, sans qu’il soit nécessaire d’accéder au système DMS ou ECM d’origine.
Une fois ViewBox mis en œuvre et accepté, le système d’origine peut être entièrement mis hors service.
À la fin du projet, vous recevez une documentation complète sur le projet ou la procédure, qui rend compte de manière transparente de chaque étape, en mettant particulièrement l’accent sur :
- le type de migration des données et des documents
- la structure et la classification du contenu archivé
- les phases de test et d’acceptation effectuées
De plus, nous documentons chaque étape du processus d’archivage de manière vérifiable dans notre système de tickets Jira, depuis la première exportation des données jusqu’à l’acceptation finale et, le cas échéant, la suppression ultérieure du système source. Cela permet aux auditeurs externes de retracer à tout moment l’ensemble du processus d’archivage.
Logiciel et système de recherche ViewBox
Rendre les données DMS et ECM archivées utilisables intelligemment
Avec ViewBox, AvenDATA fournit un puissant système de lecture et de recherche conçu spécialement pour accéder au contenu des systèmes DMS et ECM mis hors service.
Grâce à une interface Web intuitive, ViewBox permet une recherche rapide, une analyse structurée et une mise à disposition ciblée des métadonnées et documents archivés sans avoir à accéder au système DMS ou ECM d’origine.
ViewBox garantit que vos contenus archivés :
- restent compréhensibles et utilisables même des années après la mise hors service
- sont toujours accessibles de manière conformément exigences d’audit
- sont structurés et prêts pour les audits internes et externes
Une fonction spéciale : Suppression automatisée des données avec ViewBox. Sur la base de périodes de conservation définies, le contenu archivé peut être supprimé automatiquement de manière traçable et selon des règles prédéfinies une fois que les exigences légales ou internes ont expiré.
L’application est basée sur une infrastructure cloud certifiée et fait l’objet de tests de sécurité et de fonctionnalité réguliers. Elle peut également être exploitée on-premise, en fonction de vos exigences spécifiques en matière de conformité ou d’informatique.
Prêt(e) pour la
prochaine étape ?
Au cours d’une session d’une heure avec nos experts, nous analysons votre système DMS ou ECM hérité, qu’il s’agisse d’une solution standard, d’une plateforme personnalisée ou d’un développement entièrement interne.
Nous vous montrons en direct comment mettre hors service votre système de manière efficace et utiliser le contenu archivé de manière structurée à long terme, notamment :
- Un alignement sur la structure, le transfert de données et la logique des documents
- Une démonstration en direct de notre solution ViewBox
- Une explication de la manière dont nous représentons les métadonnées personnalisées, les types de documents et les flux de travail
- Une estimation fiable de l’effort, du calendrier et du prix
Transparence dès le départ :
Nos propositions de projet sont basées sur des prix fixes clairement définis, garantis sans renégociations. Qualité, fiabilité et bon rapport qualité-prix sont nos priorités.
Nos propositions de projet sont basées sur des prix fixes clairement définis, garantis sans renégociations. Qualité, fiabilité et bon rapport qualité-prix sont nos priorités.
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Personnel et sans engagement concernant la migration des données DMS/ECM
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