Comment archiver légalement les systèmes hérités lors de fusions ?

Par Emanuel Böminghaus, expert en systèmes hérités et directeur général d’AvenDATA

Par Emanuel Böminghaus,

expert en systèmes hérités et
directeur général d’AvenDATA

Les fusions, acquisitions et carve-outs entraînent non seulement des défis stratégiques et financiers, mais ont également un impact majeur sur l’environnement informatique. Souvent, différents environnements système coexistent, notamment diverses plateformes ERP, des outils personnalisés, des solutions industrielles obsolètes et des bases de données héritées.

Il en résulte un mélange de systèmes hérités qui doivent être conservés pour des raisons juridiques, mais qui ne s’intègrent plus dans la nouvelle structure cible. Sans approche structurée, les entreprises s’exposent à des coûts inutiles ainsi qu’à des complications juridiques et opérationnelles. Dans de tels cas, l’archivage professionnel est la clé d’une transition propre et conforme aux exigences d’audit, qu’il s’agisse d’une acquisition complète ou d’un carve-out ciblé.

Les opérations de fusion-acquisition et les carve-outs créent une complexité informatique

Dans les scénarios réels de fusion-acquisition ou de carve-outs, des entreprises entières, des unités d’activité ou des gammes de produits sont souvent vendues, y compris leurs systèmes informatiques. Cela signifie que les systèmes hérités, dont les structures datent de plusieurs décennies, doivent être conservés, examinés et évalués, qu’ils soient maintenus ou remplacés.

Les carve-outs créent souvent des situations très stressantes. Les acheteurs et les vendeurs doivent rapidement décider comment traiter les données et les applications héritées, tant sur le plan technique que juridique. Sans stratégie d’archivage claire, les entreprises s’exposent à des risques de perte de données, de conflits d’accès et de responsabilités floues.

Risques liés à la mise hors service sans archivage

L’arrêt d’un système existant après un carve-out ou une acquisition sans archivage approprié des données peut entraîner des violations des obligations légales. Les principaux risques sont les suivants :

Exigences en matière de conservation
Réglementations en matière de protection des données concernant la disponibilité, l’intégrité et la suppression des données à caractère personnel
Obligations de preuve pour les auditeurs ou les autorités réglementaires
Risques techniques liés à un système existant non pris en charge ou abandonné

Une erreur courante consiste à se fier aux sauvegardes de bases de données ou à enregistrer manuellement les composants du système sans vérifier si les données resteront accessibles, interprétables et conformes aux exigences d’audit à l’avenir.

L'archivage comme solution pour les systèmes hérités après un carve-out

Une solution d’archivage professionnelle permet l’arrêt complet et conforme à la loi des systèmes hérités tout en conservant l’accès aux données historiques. Les informations pertinentes sont extraites, consolidées et transférées dans un environnement d’archivage conforme aux exigences d’audit.

Ceci est particulièrement important dans les scénarios de carve-out, où la responsabilité du système est transférée à un nouveau propriétaire. Les acheteurs ont accès aux données nécessaires sans avoir à utiliser des systèmes obsolètes. Les vendeurs peuvent être assurés que toutes les obligations ont été remplies une fois les systèmes hérités transférés.

Sécurité juridique pour les acheteurs et les vendeurs

D’un point de vue juridique, l’archivage des systèmes hérités offre des avantages évidents dans les opérations de fusion-acquisition et de carve-out. Les acheteurs reçoivent des archives structurées et documentées qui les aident à respecter leurs obligations réglementaires et fiscales. Les vendeurs bénéficient d’un archivage sécurisé qui les protège contre les réclamations, les demandes d’informations ou les litiges futurs.

Un système hérité archivé peut également être explicitement inclus dans l’accord de carve-out, par exemple par le transfert des données archivées sans nécessiter l’accès au système d’origine.

Conclusion : L'archivage doit faire partie intégrante de toute stratégie informatique dans le cadre des fusions-acquisitions et des carve-outs

Toute fusion, acquisition ou tout carve-out impliquant une intégration informatique doit également prendre en compte l’archivage. Seule une mise hors service structurée des systèmes hérités permet aux entreprises de réduire les risques, de respecter les exigences légales et de simplifier durablement leur environnement informatique.

L’archivage n’est pas une tâche supplémentaire à traiter ultérieurement. C’est une mesure essentielle pour séparer les anciens et les nouveaux systèmes dans le respect de la législation, ce qui profite aux acheteurs, aux vendeurs et à toutes les parties prenantes.

Pour ceux qui souhaitent gérer efficacement et en toute conformité les systèmes hérités lors de fusions, d’acquisitions ou de carve-outs, il est essentiel de bénéficier d’un soutien professionnel dès le début. AvenDATA apporte plus de 17 ans d’expérience dans l’archivage de systèmes hérités complexes dans tous les secteurs et toutes les zones géographiques, en mettant l’accent sur la conformité légale, la transparence et la traçabilité. Notre solution spécialisée aide les entreprises à mettre hors service leurs applications existantes de manière structurée tout en garantissant un accès complet à toutes les données pertinentes.

Vous prévoyez d’archiver un système hérité ?