Pourquoi les entreprises doivent-elles archiver leurs données ERP à long terme ?

Par Emanuel Böminghaus, expert en systèmes hérités et directeur général d’AvenDATA

Par Emanuel Böminghaus,

expert en systèmes hérités et
directeur général d’AvenDATA

L’archivage d’un système ERP est désormais l’une des tâches les plus importantes pour les entreprises qui souhaitent moderniser leur environnement informatique, réaliser des fusions, mettre en œuvre des carve-outs ou mettre définitivement hors service des systèmes individuels. Avec la numérisation croissante, les données ERP sont devenues la colonne vertébrale de nombreux processus métier. Elles reflètent non seulement l’histoire d’une entreprise, mais sont souvent nécessaires des années plus tard pour des contrôles fiscaux, des analyses internes ou des preuves juridiques. L’archivage ERP garantit que ces données restent disponibles à long terme sans avoir à maintenir le système d’origine en fonctionnement.

Pourquoi l'archivage ERP est-il indispensable pour les entreprises ?

Les systèmes ERP tels que SAP, Oracle, Microsoft Dynamics NAV (Navision) ou les solutions basées sur AS/400 sont utilisés depuis de nombreuses années. Ils contiennent des données d’entreprise très pertinentes provenant des services financiers, logistiques, des achats, des ventes, de production et RH. Comme bon nombre de ces systèmes ne peuvent plus être maintenus, par exemple en raison de versions obsolètes, de changements de plateforme ou d’un manque d’expertise, l’archivage est le seul moyen de conserver les données disponibles sans avoir à maintenir l’ensemble du système ERP. Cela permet de réduire les coûts tout en respectant les obligations légales.

Le défi : Les données doivent rester lisibles quel que soit le système ERP d'origine

Les entreprises modernes doivent non seulement stocker les données, mais également s’assurer qu’elles pourront être correctement interprétées pendant de nombreuses années. Le point essentiel est de conserver la visibilité ERP d’origine. Un ensemble de données archivées provenant d’un système ERP est sans valeur s’il ne peut être compris ou récupéré intégralement par la suite. Cela est particulièrement critique pour les documents, les transactions et leurs liens avec les données de base et les enregistrements. Sans ces relations, le processus historique perd son contexte. L’archivage professionnel doit donc garantir ces connexions de façon permanente.

Quelles données ERP doivent être archivées à long terme ?

Pour un archivage complet, toutes les données pertinentes de l’entreprise doivent rester disponibles, non seulement sécurisées sur le plan technique, mais aussi présentées de manière compréhensible d’un point de vue métier. Cela comprend en particulier :

Les données de mouvement et de transaction, les écritures comptables, les flux de documents, les commandes, les bons de livraison, les factures, les données de production, les processus logistiques, les informations sur les salaires et les paies, ainsi que les documents associés et les liens vers les documents provenant de différents systèmes ERP tels que SAP, Oracle, Microsoft Dynamics NAV/Navision, les applications AS/400 et d’autres solutions d’entreprise.

Cette liste montre que l’archivage doit couvrir de nombreux domaines ERP. Chacun de ces systèmes stocke ses informations dans ses propres tables, sa propre logique de programme, ses propres structures de fichiers ou ses propres formats propriétaires. Un archivage professionnel garantit que cette diversité reste cohérente et récupérable à long terme.

Systèmes ERP différents, exigences communes

Qu’il s’agisse de SAP, Oracle, Navision ou AS/400, les structures techniques spécifiques diffèrent considérablement, mais les exigences en matière d’archivage restent comparables. SAP utilise des environnements de tables complexes, des objets d’archivage et des pièces jointes GOS, tandis qu’Oracle travaille souvent avec ses propres structures de base de données et des extensions spécifiques aux clients. Navision et Microsoft Dynamics apportent leur propre modèle logique qui relie les mouvements et les historiques. Les systèmes AS/400, en revanche, stockent les données dans des formats qui datent souvent de plusieurs dizaines d’années et nécessitent une expertise particulière pour être interprétés. Malgré ces différences, chaque système nécessite un archivage qui rend les données pleinement disponibles, traçables et indépendantes du système d’origine.

Pourquoi les liens entre les documents sont-ils si importants dans l'archivage ERP ?

Les systèmes ERP ne fonctionnent pas uniquement sur la base de valeurs de tables individuelles, mais également sur des relations complexes. Une écriture comptable n’est compréhensible qu’en relation avec la facture, une facture uniquement en relation avec la fiche client et un ordre de fabrication uniquement avec la liste des articles associés. L’archivage doit préserver ces liens afin que les processus restent traçables même des années plus tard. De nombreuses questions fiscales ou comptables ne peuvent trouver de réponse que si l’ensemble des données de transaction, les documents associés et toutes les métadonnées pertinentes sont visibles. Des liens manquants entraînent un archivage incomplet, ce qui peut entraîner des risques importants lors des audits.

L'archivage ERP comme condition préalable à l'arrêt et à la modernisation des systèmes

De nombreuses entreprises modernisent leur environnement informatique et migrent d’anciennes solutions ERP vers de nouveaux systèmes cloud ou de nouvelles plateformes. Sans archivage adéquat, il serait impossible d’arrêter complètement le système hérité. L’archivage constitue donc le pont entre l’ancien et le nouvel environnement système. Ce n’est qu’une fois toutes les données extraites, vérifiées et stockées dans une archive sécurisée que le système ERP d’origine peut être mis hors ligne. Cela permet non seulement d’éviter les risques liés à la sécurité, mais également de réaliser d’importantes économies sur les licences, les serveurs et les contrats de maintenance.

Lisibilité, transparence et pérennité dans l'archive

Une archive ne remplit sa fonction que si les données restent compréhensibles sans connaissances techniques particulières. Les informations archivées doivent être présentées de manière à ce que, même après dix ans, la structure d’un processus dans le système ERP d’origine soit claire. Les auditeurs et les autorités fiscales doivent pouvoir retracer quels documents vont ensemble, quelles valeurs ont été enregistrées et quels documents faisaient partie du processus. Le simple stockage des données ne suffit pas. L’archivage doit reproduire la logique ERP sans nécessiter le système ERP lui-même.

L'archivage ERP est la clé de la protection à long terme des données de l'entreprise

L’archivage des systèmes ERP tels que SAP, Oracle, Navision ou AS/400 garantit que les données restent lisibles, structurées et entièrement disponibles. Il permet aux entreprises de mettre hors service leurs systèmes hérités tout en respectant leurs obligations légales en matière de rapports. La disponibilité à long terme des documents, des données transactionnelles et des liens fait de l’archivage ERP un élément central des stratégies informatiques et de conformité modernes.

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