Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de l'archivage SAP ?

Par Emanuel Böminghaus, expert en systèmes hérités et directeur général d’AvenDATA

Par Emanuel Böminghaus,

expert en systèmes hérités et
directeur général d’AvenDATA

Aujourd’hui, l’archivage SAP est un élément central de l’informatique d’entreprise moderne. Il garantit que les données historiques des systèmes SAP restent complètes, traçables et conformes à la législation pendant de nombreuses années, même lorsque le système SAP d’origine a été arrêté depuis longtemps. Les entreprises migrent vers de nouvelles plateformes, consolident leurs environnements, vendent des unités d’activité ou procèdent à des modernisations. Dans ces moments-là, la qualité de l’archivage détermine si une entreprise restera auditable à l’avenir ou si elle perdra des informations critiques.

Que signifie essentiellement l'archivage SAP ?

L’archivage SAP couvre l’exportation structurée et vérifiable ainsi que la mise à disposition à long terme de toutes les données SAP pertinentes. Ces données doivent être archivées de manière à rester lisibles et compréhensibles même des années plus tard, sans système SAP actif. L’objectif est de représenter intégralement le contexte métier et la structure technique des processus d’origine. Une archive doit rendre visibles les mêmes connexions qu’un utilisateur du système SAP reconnaîtrait.

Pourquoi l'archivage SAP est-il une tâche obligatoire pour chaque entreprise ?

Les exigences légales en matière de conservation exigent que les informations fiscales, financières et opérationnelles restent accessibles pendant de nombreuses années, voire des décennies. SAP est souvent au cœur de la documentation d’entreprise. Chaque document, transaction, écriture comptable et flux de travail y est stocké, souvent dans des structures complexes et étroitement liées. L’archivage SAP professionnel préserve ces informations de façon permanente et protège contre les coûts élevés liés à la maintenance d’un système SAP en service.

Quelles sont les données SAP essentielles à archiver ?

Afin de garantir qu’une entreprise puisse fournir des informations complètes à l’avenir, les données SAP clés doivent être archivées dans leur intégralité, avec tous leurs liens. Cela comprend en particulier :

Données de mouvement, données de base, transactions, écritures comptables, informations sur les clients et les fournisseurs, données du bilan, données bancaires, centres de coûts, fiches articles, flux de documents et enregistrements associés, pièces jointes, documents liés aux archives et connexions relationnelles indispensables pour les contrôles fiscaux, les analyses métier et les preuves juridiques.

Cette liste unique montre à quel point les données SAP sont étroitement liées entre elles et pourquoi l’archivage SAP est bien plus qu’une simple exportation technique de tables individuelles.

L'importance des liens dans l'archivage SAP

Un processus SAP ne peut être pleinement compris que lorsque toutes les informations connexes restent visibles. Une écriture comptable n’a de sens que si elle est associée à une facture. Une commande ne peut être comprise que si le fournisseur et l’historique du processus sont visibles. Les mouvements de matériel ne sont complets que lorsque tous les flux de documents peuvent être affichés. L’archivage SAP doit préserver ces structures relationnelles et les rendre disponibles afin que l’origine d’un processus reste claire, même des années plus tard. Sans ces liens, une archive perd toute sa valeur métier.

Pourquoi les entreprises ne peuvent-elles pas se permettre de perdre la lisibilité à long terme ?

De nombreuses entreprises sous-estiment l’importance de la lisibilité. Il ne suffit pas de stocker les données dans leur format brut. Ce qui importe, c’est qu’un auditeur, un service spécialisé ou un employé interne puisse comprendre a posteriori comment un processus a été structuré, quelles valeurs étaient pertinentes et quels documents étaient liés. Les utilisateurs doivent pouvoir naviguer dans les données archivées aussi facilement que dans un système SAP en direct. C’est là que la qualité de l’archivage SAP fait la différence.

L'archivage SAP comme condition préalable à la mise hors service et à la modernisation du système

Le moment le plus critique pour l’archivage SAP survient généralement lorsqu’un système SAP est sur le point d’être mis hors service. La mise hors service est complexe et ne peut être effectuée en toute sécurité que lorsque toutes les données historiques ont été entièrement archivées. Ce n’est que lorsque les transactions, les documents, les rapports et les données de base sont accessibles et conformes aux exigences d’audit que l’ancien système SAP peut être mis hors ligne. Cela permet aux entreprises de réaliser des économies sur les licences, les serveurs, la maintenance et l’infrastructure, tout en réduisant la surface d’attaque pour les cyberrisques.

L'importance de l'archivage pour les carve-outs et les ventes d'entreprises

Dans le cadre de carve-outs, fusions ou de ventes, les entreprises sont tenues de fournir un accès aux données historiques sans continuer à exploiter un système SAP complexe. L’archivage SAP professionnel rend cela possible. Il garantit la transparence et permet aux acheteurs, aux auditeurs et aux autres parties concernées de consulter exactement les données dont ils ont besoin, indépendamment du système d’origine.

Sécurité à long terme grâce à l'archivage SAP conforme aux exigences d'audit

Une archive ne remplit sa fonction que si elle reste stable, conforme à la législation et transparente au fil du temps. Le meilleur archivage est donc celui qui rend les vues SAP reproductibles à long terme sans que les utilisateurs aient besoin de recourir à une expertise technique ou au système d’origine. Les entreprises qui mettent en œuvre l’archivage SAP de façon précoce et professionnelle sécurisent leurs données, réduisent les risques et créent les bases d’un environnement informatique moderne.

L'archivage SAP, composante centrale de la gestion d'entreprise moderne

L’archivage SAP préserve le passé métier pertinent d’une entreprise tout en permettant des opérations tournées vers l’avenir sans systèmes obsolètes. Il garantit que les données SAP historiques restent complètes, traçables et conformes à la législation, même des années plus tard. L’archivage SAP n’est donc pas seulement un processus technique, mais un élément essentiel de la conformité et de la stratégie d’entreprise.

Vous prévoyez d’archiver un système hérité ?