Archivage ERP : Sécuriser les données,
 conserver les rapports et garantir la conformité avec AvenDATA

De SAP, Oracle, Microsoft Dynamics et Infor aux solutions propriétaires sur mesure : avec notre solution d’archivage ERP, nous
sécurisons les données issues de systèmes ERP de tous types, de toutes générations et de tous secteurs, de la comptabilité aux
ressources humaines en passant par la gestion de la production.

Le défi

Les données historiques des anciens systèmes ERP sont cruciales, mais leur accès devient de plus en plus impossible.
Lors des migrations informatiques, du décommissionnement de systèmes (comme le passage à SAP S/4HANA) ou de la mise hors service d’environnements ERP obsolètes, les entreprises mondiales sont régulièrement confrontées à une tâche critique :
Vos anciens systèmes ERP, souvent des applications complexes avec des structures de données personnalisées développées au fil des années, contiennent toujours des informations pertinentes à des fins fiscales, juridiques ou opérationnelles.
Cependant, l’exploitation de ces systèmes coûte cher, les logiciels ne sont plus mis à jour, les licences expirent et le savoir faire interne de l’entreprise disparaît rapidement.
L’accès aux données importantes devient difficile, voire impossible, bien qu’elles doivent rester disponibles, analysables et conformes aux exigences d’audit pour répondre à vos obligations fiscales de conservation.
C’est précisément là qu’AvenDATA intervient avec sa solution éprouvée pour l’archivage ERP.

Archivage ERP : Une solution éprouvée issue de
plus de 17 ans d'expérience de projet

Depuis plus de 17 ans, AvenDATA a continuellement recherché, développé et perfectionné son archivage ERP à travers des milliers de projets de décommissionnement réels.
Grâce à notre méthodologie éprouvée, nous vous permettons de répondre de manière fiable et transparente à toutes les questions techniques, aux demandes de l’administration fiscale (DGFiP) et aux exigences juridiques.
Notre logiciel ViewBox s’est imposé comme un système de recherche fiable, fonctionnant parfaitement tant pour les pratiques quotidiennes d’audit que pour l’accès sécurisé aux données à l’échelle de l’entreprise.
Le déploiement de ViewBox dans plus de 50 pour cent des grandes entreprises mondiales est une preuve évidente de sa stabilité, de sa flexibilité et de son efficacité pratique au plus haut niveau pour votre modernisation informatique.
De l’Europe à l’Asie en passant par l’Amérique du Nord : ViewBox est une solution éprouvée et utilisée avec succès partout dans le monde.

Vos analyses perdurent sous forme de rapports exploitables
dans ViewBox

Nous ne nous contentons pas d’extraire toutes les données de votre système ERP. Nous veillons également à ce que vous puissiez suivre, analyser et utiliser ces données de manière permanente dans notre logiciel ViewBox.
Cela comprend :
  • La reconstruction des rapports pertinents et des évaluations commerciales pour maintenir la continuité opérationnelle.
  • La mise en œuvre de rapports spécifiques et personnalisés (y compris vos programmes et listes développés en interne).
  • L’archivage de tous les documents justificatifs nécessaires à la traçabilité complète des rapports (par exemple les factures, les commandes ou les pièces comptables) pour être toujours prêt pour audit.
Bien avant le début du projet, nous définissons avec vous les rapports et les évaluations qui seront nécessaires à l’avenir pour l’administration fiscale, les analyses commerciales ou la stricte conformité réglementaire. Vous bénéficiez ainsi de notre longue expertise acquise lors de nombreux projets d’archivage couvrant divers systèmes ERP, secteurs et départements.
Dans ViewBox, vous pouvez rechercher, analyser et évaluer ces rapports de manière totalement indépendante du système ERP d’origine, même des années après sa mise hors service.
Qu’il s’agisse de contrôles fiscaux, de questions internes ou de clarifications juridiques : vous avez accès à tout moment à des rapports clairement structurés et filtrables, sans aucun coût de licence ni accès au système d’origine.

Exécution rapide du projet
et avantage économique majeur (ROI mesurable),
même pour les systèmes ERP complexes

Le décommissionnement d’un système ERP dure généralement de 1 à 6 mois, selon la complexité du système et le volume de données. Grâce à notre approche clairement structurée et standardisée, nous pouvons archiver efficacement et en toute sécurité même les systèmes d’entreprise les plus vastes.
Nous avons ainsi migré avec succès des applications ERP contenant plusieurs téraoctets de données, y compris des rapports complexes, des programmes personnalisés et une documentation complète, vers notre solution d’archivage.
Grâce à notre méthodologie de projet éprouvée, vous bénéficiez très rapidement d’économies significatives, notamment en réduisant considérablement les coûts de licence des anciens logiciels, des bases de données et des systèmes d’exploitation, mais aussi en diminuant les coûts de maintenance, d’infrastructure et les efforts informatiques internes.
Dans la grande majorité de nos projets, le retour sur investissement (ROI) est atteint en moins d’un an, grâce aux économies mesurables réalisées sur les licences, l’infrastructure et les ressources internes.

Analyse du
système ERP

La première étape de toute mise hors service est une analyse détaillée de votre infrastructure existante. Cette analyse constitue la base exacte pour évaluer avec précision la durée et les coûts de votre projet d’archivage ERP.
Nous évaluons systématiquement les aspects techniques et commerciaux de votre environnement, notamment :
  • Les possibilités d’accès au système ERP existant.
  • Le type, la structure et la taille de la base de données (par exemple Oracle, MS SQL, DB2, SAP HANA ou systèmes propriétaires).
  • L’étendue et la pertinence opérationnelle des rapports et applications existants.
  • Les particularités individuelles telles que les programmes développés en interne, les interfaces ou les modules complémentaires.
Nous résumons ces informations critiques dans une proposition à prix fixe contraignante, vous offrant ainsi une fiabilité de planification maximale et une sécurité décisionnelle absolue pour votre modernisation informatique.

Exécution du projet d'archivage
pour les systèmes ERP

Une fois l’analyse du système terminée, le projet proprement dit commence de manière structurée, efficace et avec des jalons clairement définis.
Lors d’une réunion de lancement conjointe, nous clarifions avec votre équipe toutes les conditions organisationnelles et techniques. À partir de ce moment, nous prenons en charge la majeure partie des tâches complexes pour vous :
  • Configuration sécurisée de l’accès au système.
  • Exportation et transfert sécurisé de vos données critiques.
  • Reconstruction des rapports importants et des évaluations individuelles.
  • Documentation de toutes les étapes pour garantir une conformité totale aux exigences d’audit.
Nos chefs de projet expérimentés vous accompagnent tout au long du processus, assurant un déroulement sans faille qui nécessite un minimum de ressources de la part de vos équipes internes.
À la clôture du projet, nous menons ensemble des phases structurées de test et d’acceptation pour nous assurer que toutes les données ont été archivées de manière complète, correcte et avec une traçabilité totale pour atténuer les risques de litige.

Le résultat de
l'archivage

À l’issue du projet, toutes les tables, documents et rapports pertinents de votre système ERP ont été entièrement transférés dans notre solution logicielle, ViewBox.
ViewBox est un système de recherche en ligne robuste qui vous permet, ainsi qu’aux parties autorisées, d’accéder aux informations archivées de manière rapide, sécurisée et entièrement traçable, même des décennies après le décommissionnement de votre système.
Une valeur ajoutée majeure : nous reconstruisons complètement tous les rapports standards et sur mesure critiques. Ainsi, vous pouvez exécuter sans problème des évaluations opérationnelles, fiscales ou juridiques sans avoir besoin d’accéder à l’environnement ERP d’origine.
Après le déploiement réussi et l’acceptation de ViewBox, vous pouvez réduire massivement vos coûts de maintenance en mettant le système ERP d’origine complètement hors service.
À la fin du projet, vous recevez une documentation complète de projet et de procédure, détaillant explicitement chaque étape pour garantir que vous êtes prêt pour audit. Cela inclut :
  • La méthode précise d’extraction et de transfert des données.
  • La structure architecturale du contenu archivé.
  • Les phases de test et d’acceptation rigoureusement réalisées.
De plus, nous documentons méticuleusement chaque étape individuelle de l’archivage de l’exportation initiale des données à l’acceptation finale et à la suppression éventuelle du système source de manière sécurisée pour les audits dans notre système de tickets Jira. Cela garantit une conformité réglementaire absolue, permettant aux auditeurs et à la DGFiP de vérifier en permanence la manière dont votre archivage a été exécuté.
Logiciel et système de recherche ViewBox :
rendre les données ERP archivées intelligemment exploitables
Avec ViewBox, AvenDATA propose une plateforme de lecture et de recherche performante, spécialement conçue pour sécuriser et accéder aux données de vos systèmes mis hors service.
Via une interface web intuitive, ViewBox vous permet de localiser rapidement, d’analyser de manière structurée et de fournir précisément les informations archivées, éliminant complètement le besoin d’accéder au système ERP initial.
ViewBox garantit que vos données :
  • restent parfaitement compréhensibles et exploitables des années après votre modernisation informatique.
  • sont accessibles à la demande dans un format strict pour garantir la conformité aux exigences d’audit.
  • sont parfaitement structurées et prêtes pour les processus de contrôle internes et la conformité réglementaire stricte.
Une caractéristique essentielle : ViewBox dispose d’une gestion automatisée du cycle de vie des données. Sur la base de délais de conservation définis, vous pouvez supprimer les anciennes données de manière systématique et traçable dès l’expiration de vos obligations fiscales ou internes, atténuant ainsi directement vos risques juridiques.
Cette solution éprouvée repose sur une infrastructure cloud certifiée et fait l’objet de tests continus et rigoureux de sécurité et de fonctionnalité. Toutefois, pour s’aligner parfaitement sur vos exigences informatiques ou de conformité très spécifiques, elle peut tout aussi bien être déployée sans problème dans un environnement sur site sécurisé.
En savoir plus sur ViewBox ...
Prêt pour la
prochaine étape ?
Lors d’une consultation d’experts ciblée d’une heure, nous évaluerons votre environnement ERP spécifique (qu’il s’agisse d’une solution standard, d’une application fortement personnalisée ou d’un système propriétaire développé en interne).
Nous vous montrerons en direct comment exécuter efficacement votre décommissionnement tout en garantissant que vos données historiques restent exploitables en permanence pour répondre à vos obligations fiscales de conservation, incluant :
  • Un alignement stratégique sur l’architecture des données, les protocoles de migration sécurisés et votre environnement de reporting.
  • Une démonstration pratique en direct de notre plateforme ViewBox.
  • Une explication détaillée de la manière dont nous recréons méticuleusement vos rapports critiques et évaluations personnalisées.
  • Une estimation fiable et solide de l’effort, des délais et des coûts exacts de votre projet.
Transparence dès le premier jour :
Nos propositions de projets reposent entièrement sur des prix fixes strictement définis, garantissant l’absence de frais cachés et aucune renégociation. La qualité, la fiabilité absolue et la création d’une valeur économique massive pour votre modernisation informatique sont au cœur de notre démarche.
Nos propositions de projets reposent entièrement sur des prix fixes strictement définis, garantissant l’absence de frais cachés et aucune renégociation. La qualité, la fiabilité absolue et la création d’une valeur économique massive pour votre modernisation informatique sont au cœur de notre démarche.
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