Archivage ERP : sécuriser les données,
conserver les rapports et garantir la conformité avec AvenDATA
De SAP, Oracle, Microsoft Dynamics et Infor aux solutions propriétaires sur mesure : avec notre solution d’archivage ERP, nous sécurisons les données issues de systèmes ERP de tous types, de toutes générations et de tous secteurs, de la comptabilité aux ressources humaines en passant par la gestion de la production.
Le défi
Les données historiques des anciens systèmes ERP sont cruciales, mais leur accès devient de plus en plus difficile.
Lors des migrations informatiques, de la mise hors service de systèmes (comme le passage à SAP S/4HANA) ou de l’arrêt d’environnements ERP obsolètes, les entreprises mondiales sont régulièrement confrontées à une tâche critique :
Vos anciens systèmes ERP, souvent des applications complexes dotées de structures de données personnalisées développées au fil des années, contiennent toujours des informations pertinentes à des fins fiscales, juridiques ou opérationnelles.
Cependant, l’exploitation de ces systèmes coûte cher, les logiciels ne sont plus mis à jour, les licences expirent et le savoir-faire interne de l’entreprise disparaît rapidement.
L’accès aux données importantes devient difficile, voire impossible, bien que celles-ci doivent rester disponibles, analysables et conformes aux exigences d’audit pour répondre à vos obligations fiscales de conservation.
C’est précisément là qu’AvenDATA intervient, avec sa solution éprouvée pour l’archivage ERP.
Archivage ERP : une solution éprouvée issue de
plus de 17 ans d'expérience projet
Depuis plus de 17 ans, AvenDATA recherche, développe et perfectionne continuellement son archivage ERP à travers des milliers de projets de mise hors service réels.
Grâce à notre méthodologie éprouvée, nous vous permettons de répondre de manière fiable et transparente à toutes les questions techniques, aux demandes de l’administration fiscale (DGFiP) et aux exigences juridiques.
Notre logiciel ViewBox s’est imposé comme un système de recherche fiable, fonctionnant parfaitement aussi bien pour les pratiques quotidiennes d’audit que pour l’accès sécurisé aux données à l’échelle de l’entreprise.
Le déploiement de ViewBox dans plus de 50 % des grandes entreprises mondiales témoigne clairement de sa stabilité, de sa flexibilité et de son efficacité au plus haut niveau pour votre modernisation informatique.
De l’Europe à l’Asie en passant par l’Amérique du Nord, ViewBox est une solution éprouvée, utilisée avec succès partout dans le monde.
Vos analyses perdurent sous forme de rapports exploitables
dans ViewBox
Nous ne nous contentons pas d’extraire l’intégralité des données de votre système ERP : nous veillons également à ce que vous puissiez suivre, analyser et utiliser ces données de manière permanente dans notre logiciel ViewBox.
Cela comprend :
- la reconstruction des rapports pertinents et des évaluations métier, pour maintenir la continuité opérationnelle ;
- la mise en œuvre de rapports spécifiques et personnalisés (y compris vos programmes et listes développés en interne) ;
- l’archivage de tous les documents justificatifs nécessaires à la traçabilité complète des rapports (factures, commandes ou pièces comptables, par exemple), pour rester conforme aux exigences d’audit.
Bien avant le début du projet, nous définissons avec vous les rapports et les évaluations qui seront nécessaires à l’avenir pour l’administration fiscale, les analyses métier ou la conformité réglementaire. Vous bénéficiez ainsi de notre longue expertise, acquise lors de nombreux projets d’archivage couvrant divers systèmes ERP, secteurs et départements.
Dans ViewBox, vous pouvez rechercher, analyser et évaluer ces rapports en toute indépendance du système ERP d’origine, même des années après sa mise hors service.
Qu’il s’agisse de contrôles fiscaux, de questions internes ou de clarifications juridiques, vous accédez à tout moment à des rapports clairement structurés et filtrables, sans aucun coût de licence ni accès au système d’origine.
Exécution rapide du projet et avantage économique majeur (ROI mesurable),
même pour les systèmes ERP complexes
La mise hors service d’un système ERP dure généralement de 1 à 6 mois, selon la complexité du système et le volume de données. Grâce à notre approche clairement structurée et standardisée, nous archivons efficacement et en toute sécurité même les systèmes d’entreprise les plus vastes.
Nous avons ainsi migré avec succès des applications ERP contenant plusieurs téraoctets de données — rapports complexes, programmes personnalisés et documentation complète compris — vers notre solution d’archivage.
Grâce à notre méthodologie de projet éprouvée, vous réalisez très rapidement des économies significatives : réduction considérable des coûts de licence des anciens logiciels, bases de données et systèmes d’exploitation, mais aussi baisse des coûts de maintenance, d’infrastructure et des efforts informatiques internes.
Dans la grande majorité de nos projets, le retour sur investissement est atteint en moins d’un an, grâce aux économies mesurables réalisées sur les licences, l’infrastructure et les ressources internes.
Analyse du
système ERP
La première étape de toute mise hors service est une analyse détaillée de votre infrastructure existante. Cette analyse constitue la base précise permettant d’évaluer la durée et les coûts de votre projet d’archivage ERP.
Nous évaluons systématiquement les aspects techniques et métier de votre environnement, notamment :
- les possibilités d’accès au système ERP existant ;
- le type, la structure et la taille de la base de données (Oracle, MS SQL, DB2, SAP HANA ou systèmes propriétaires, par exemple) ;
- l’étendue et la pertinence opérationnelle des rapports et applications existants ;
- les particularités individuelles telles que les programmes développés en interne, les interfaces ou les modules complémentaires.
Nous synthétisons ces informations critiques dans une proposition à prix fixe contraignante, vous offrant ainsi une fiabilité de planification maximale et une sécurité décisionnelle totale pour votre modernisation informatique.
Exécution du projet d’archivage
pour les systèmes ERP
Une fois l’analyse du système terminée, le projet proprement dit démarre de manière structurée et efficace, avec des jalons clairement définis.
Lors d’une réunion de lancement conjointe, nous clarifions avec votre équipe toutes les conditions organisationnelles et techniques. Dès lors, nous prenons en charge la majeure partie des tâches complexes à votre place :
- configuration sécurisée de l’accès au système ;
- exportation et transfert sécurisés de vos données critiques ;
- reconstruction des rapports importants et des évaluations individuelles ;
- documentation de toutes les étapes, pour garantir une conformité totale aux exigences d’audit.
Nos chefs de projet expérimentés vous accompagnent tout au long du processus et assurent un déroulement sans faille, qui ne mobilise qu’un minimum de ressources de vos équipes internes.
À la clôture du projet, nous menons ensemble des phases structurées de test et de recette, afin de nous assurer que toutes les données ont été archivées de manière complète et correcte, et avec une traçabilité totale, pour limiter les risques de litige.
Le résultat de
l'archivage
À l’issue du projet, l’ensemble des tables, documents et rapports pertinents de votre système ERP a été intégralement transféré dans notre solution logicielle, ViewBox.
ViewBox est un système de recherche en ligne robuste qui vous permet, ainsi qu’aux parties autorisées, d’accéder aux informations archivées de manière rapide, sécurisée et entièrement traçable, même des décennies après la mise hors service de votre système.
Une valeur ajoutée majeure : nous reconstruisons intégralement tous les rapports critiques, standards comme sur mesure. Vous pouvez ainsi exécuter sans difficulté vos évaluations opérationnelles, fiscales ou juridiques, sans avoir à accéder au système ERP d’origine.
Après le déploiement réussi et la recette de ViewBox, vous réduisez massivement vos coûts de maintenance en mettant le système ERP d’origine entièrement hors service.
À la fin du projet, vous recevez une documentation complète de projet et de procédure, détaillant explicitement chaque étape pour garantir votre conformité aux exigences d’audit. Elle comprend :
- la méthode précise d’extraction et de transfert des données ;
- la structure architecturale du contenu archivé ;
- les phases de test et de recette rigoureusement réalisées.
De plus, nous documentons méticuleusement chaque étape de l’archivage — de l’exportation initiale des données jusqu’à la recette finale et à la suppression sécurisée du système source — dans notre système de tickets Jira, en vue des audits. Cela garantit une conformité réglementaire absolue et permet aux auditeurs comme à la DGFiP de vérifier à tout moment la manière dont votre archivage a été exécuté.
Logiciel et système de recherche ViewBox :
rendre les données ERP archivées intelligemment exploitables
Avec ViewBox, AvenDATA propose une plateforme de consultation et de recherche performante, spécialement conçue pour sécuriser et exploiter les données de vos systèmes mis hors service.
Via une interface web intuitive, ViewBox vous permet de localiser rapidement, d’analyser de manière structurée et de restituer précisément les informations archivées, sans jamais avoir à accéder au système ERP d’origine.
ViewBox garantit que vos données :
- restent parfaitement compréhensibles et exploitables des années après votre modernisation informatique ;
- sont accessibles à la demande, dans un format conforme aux exigences d’audit ;
- sont parfaitement structurées et prêtes pour vos processus de contrôle internes et votre conformité réglementaire.
Une caractéristique essentielle : ViewBox intègre une gestion automatisée du cycle de vie des données. Sur la base de délais de conservation définis, vous pouvez supprimer les anciennes données de manière systématique et traçable dès l’expiration de vos obligations fiscales ou internes, réduisant ainsi directement vos risques juridiques.
Cette solution éprouvée repose sur une infrastructure cloud certifiée et fait l’objet de tests de sécurité et de fonctionnalité continus et rigoureux. Pour s’aligner sur vos exigences informatiques ou de conformité les plus spécifiques, elle peut tout aussi bien être déployée dans un environnement sur site sécurisé.
Prêt pour la
prochaine étape ?
Lors d’une consultation d’experts ciblée d’une heure, nous évaluerons votre environnement ERP spécifique (solution standard, application fortement personnalisée ou système propriétaire développé en interne).
Nous vous montrerons en direct comment mener efficacement votre mise hors service tout en garantissant que vos données historiques restent exploitables en permanence, pour répondre à vos obligations fiscales de conservation, notamment :
- un alignement stratégique sur l’architecture des données, les protocoles de migration sécurisés et votre environnement de reporting ;
- une démonstration pratique et en direct de notre plateforme ViewBox ;
- une explication détaillée de la manière dont nous recréons vos rapports critiques et vos évaluations personnalisées ;
- une estimation fiable et solide de la charge, des délais et des coûts exacts de votre projet.
Transparence dès le premier jour :
Nos propositions de projet reposent entièrement sur des prix fixes strictement définis, garantissant l’absence de frais cachés et de renégociation. La qualité, la fiabilité absolue et la création d’une valeur économique majeure pour votre modernisation informatique sont au cœur de notre démarche.
Réservez dès maintenant votre consultation stratégique gratuite et personnalisée avec un expert.
Réponses rapides à vos questions —
de façon personnalisée et sans engagement, au sujet de l'archivage ERP.
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Nous vous contacterons sous peu.
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