Archivage SaaS : sécuriser les données,
conserver les rapports et garantir la conformité avec AvenDATA
De SAP, Oracle et Salesforce à Microsoft Dynamics 365, Workday et HubSpot, en passant par les systèmes de ticketing et de support comme Jira, Zendesk, ServiceNow ou Freshdesk : avec notre solution d’archivage SaaS, nous sécurisons les données de toutes les applications cloud et SaaS modernes, quels que soient le fournisseur et le secteur — de la comptabilité au service client, en passant par le CRM et les ressources humaines.
Le défi
Les données des solutions SaaS sont cruciales, mais la fin d’un contrat ou un changement de fournisseur peut entraîner une perte totale d’accès.
Lors des migrations vers le cloud, des changements de fournisseur, des consolidations de systèmes ou de la résiliation d’abonnements SaaS obsolètes, les entreprises sont régulièrement confrontées à une tâche critique :
Les solutions SaaS modernes — CRM, ERP, systèmes RH ou plateformes de ticketing — contiennent presque toujours des informations pertinentes sur le plan fiscal, juridique ou opérationnel.
Ces données résident cependant dans le cloud du fournisseur. À la fin de l’abonnement, l’accès expire, les délais d’exportation sont souvent très courts et les coûts d’abonnement continuent de courir uniquement pour garder les données accessibles.
L’accès aux données importantes devient alors difficile, voire impossible, alors même qu’elles doivent rester disponibles, exploitables et opposables en cas de contrôle pour répondre à vos obligations légales de conservation.
C’est précisément là qu’AvenDATA intervient, avec sa solution dédiée à l’archivage SaaS.
Archivage SaaS : une solution éprouvée, issue de
plus de 17 ans d’expérience projet
L’archivage SaaS repose sur une méthodologie qu’AvenDATA a étudiée, développée et perfectionnée sur le terrain, à travers des milliers de mises hors service de systèmes au cours des 17 dernières années.
Grâce à cette approche éprouvée, nous avons pu répondre au fil des ans à l’ensemble des questions techniques, des demandes de l’administration fiscale et des requêtes juridiques, de manière fiable et transparente.
Le logiciel ViewBox utilisé à cet effet s’est imposé comme un système de recherche fiable, aussi bien pour les contrôles quotidiens que pour l’accès sécurisé à l’échelle de l’entreprise.
ViewBox est un système de recherche en ligne robuste qui vous permet, ainsi qu’aux parties autorisées, d’accéder aux informations archivées de manière rapide, sécurisée et entièrement traçable, même des décennies après la mise hors service.
De l’Europe à l’Asie en passant par l’Amérique du Nord : ViewBox est déployé avec succès partout dans le monde.
Vos analyses perdurent sous forme de rapports exploitables
dans ViewBox
Nous ne nous contentons pas d’extraire l’ensemble des données de votre solution SaaS : nous veillons également à ce que vous puissiez les consulter et les exploiter durablement dans notre logiciel ViewBox.
Cela comprend :
- La reconstruction des rapports pertinents et des analyses métier
- La mise en œuvre de rapports spécifiques et personnalisés, y compris les workflows, tableaux de bord et listes développés en interne
- L’archivage de tous les justificatifs nécessaires à la traçabilité complète des rapports : factures, commandes, tickets ou dossiers clients
Bien avant le lancement du projet, nous définissons avec vous les rapports et analyses qui resteront nécessaires à l’avenir, que ce soit pour l’administration fiscale, le pilotage de l’activité ou la conformité réglementaire. Vous bénéficiez ainsi de l’expertise acquise sur de nombreux projets d’archivage, couvrant des solutions SaaS, des secteurs et des services très variés.
Dans ViewBox, vous pouvez rechercher, analyser et exploiter ces rapports en toute indépendance vis-à-vis de la solution SaaS d’origine, même des années après son remplacement.
Contrôles fiscaux, questions internes ou clarifications juridiques : vous accédez à tout moment à des rapports clairement structurés et filtrables, sans aucun coût d’abonnement ni accès au système d’origine.
Exécution rapide du projet et avantage économique majeur (ROI mesurable)
même pour les solutions SaaS complexes
La mise hors service d’une solution SaaS dure généralement d’un à six mois, selon la complexité du système et le volume de données. Grâce à une approche clairement structurée et standardisée, nous archivons efficacement et en toute sécurité même les environnements les plus vastes.
Nous avons ainsi archivé avec succès des applications cloud représentant plusieurs téraoctets de données, rapports, analyses personnalisées et documentation complète inclus.
Grâce à notre méthodologie projet éprouvée, nos clients réalisent très rapidement des économies significatives : réduction majeure des coûts d’abonnement et de licence des applications SaaS inactives, mais aussi baisse des coûts de maintenance, d’administration et de la charge de travail informatique interne.
Dans la grande majorité de nos projets, le retour sur investissement est atteint en moins d’un an, grâce aux économies mesurables réalisées sur les abonnements, l’infrastructure et les ressources internes.
Analyse du
système SaaS
La première étape de toute mise hors service SaaS est une analyse détaillée de votre système existant. Elle constitue la base permettant d’évaluer précisément la durée et le coût de votre projet d’archivage.
Nous évaluons systématiquement les aspects techniques et métier, notamment :
- Les possibilités d’accès à la solution SaaS existante : accès administrateur, droits d’exportation ou autorisations d’API
- Le type et l’étendue des interfaces et formats d’exportation disponibles : API REST, CSV, XML, JSON
- L’étendue et la pertinence opérationnelle des rapports, tableaux de bord et applications en place
- Les spécificités propres à votre environnement : champs personnalisés, workflows, interfaces ou modules complémentaires
Nous synthétisons ces résultats dans une proposition à prix fixe contraignante, qui vous offre une fiabilité de planification élevée et une base de décision claire.
Exécution du projet d’archivage
pour les solutions SaaS
Une fois l’analyse du système terminée, le projet démarre de manière structurée, efficace et avec des jalons clairement définis.
Lors d’une réunion de lancement commune, nous clarifions avec votre équipe l’ensemble des conditions organisationnelles et techniques. Nous prenons ensuite en charge la majeure partie des tâches complexes :
- Configuration des accès au système et aux interfaces
- Exportation et transfert sécurisé des données pertinentes via les interfaces du fournisseur
- Reconstruction des rapports importants et des analyses spécifiques
- Documentation de chaque étape, pour une conformité totale en cas d’audit
Nos chefs de projet expérimentés vous accompagnent tout au long du processus et assurent un déroulement sans faille, qui mobilise un minimum de ressources chez vous.
À la clôture du projet, nous menons ensemble des phases structurées de test et de recette, afin de garantir que toutes les données ont été archivées de manière complète, correcte et parfaitement traçable.
Le résultat de
l'archivage
À l’issue du projet, l’ensemble des tables, documents et rapports pertinents de votre solution SaaS a été transféré dans notre logiciel propriétaire, ViewBox.
ViewBox est un système de recherche en ligne robuste qui vous permet, ainsi qu’aux parties autorisées, d’accéder aux informations archivées de manière rapide, sécurisée et entièrement traçable, même des décennies après la mise hors service.
Une valeur ajoutée majeure : nous reconstruisons intégralement tous les rapports critiques, qu’ils soient standard ou sur mesure. Vous pouvez ainsi exécuter sans difficulté vos analyses opérationnelles, fiscales ou juridiques, sans jamais avoir besoin d’accéder à la solution SaaS d’origine.
Après le déploiement et la recette de ViewBox, l’abonnement initial peut être entièrement résilié.
En fin de projet, vous recevez une documentation complète de projet et de procédure, détaillant chaque étape afin de garantir que vous serez prêt en cas d’audit. Elle comprend :
- La méthode précise d’extraction et de transfert des données
- La structure du contenu archivé
- Les phases de test et de recette réalisées
Nous documentons par ailleurs chaque étape de l’archivage — de l’exportation initiale jusqu’à la recette finale et à la suppression éventuelle du système source — dans notre système de tickets Jira, de manière sécurisée et opposable en cas d’audit. Les auditeurs comme la DGFiP peuvent ainsi vérifier à tout moment la façon dont votre archivage a été réalisé.
Logiciel et système de recherche ViewBox :
rendre les données SaaS archivées intelligemment exploitables
Avec ViewBox, AvenDATA propose une plateforme de consultation et de recherche performante, spécialement conçue pour accéder aux données de vos systèmes hérités et de vos solutions SaaS mises hors service.
Via une interface web intuitive, ViewBox vous permet de localiser rapidement l’information archivée, de l’analyser de façon structurée et de la restituer avec précision, sans qu’il soit nécessaire d’accéder à la solution SaaS d’origine.
ViewBox garantit que vos données :
- restent parfaitement compréhensibles et exploitables des années après votre modernisation informatique
- sont accessibles à la demande, dans un format conforme aux exigences d’audit
- sont structurées et prêtes pour les processus de contrôle internes comme externes
Une caractéristique essentielle : ViewBox intègre une gestion automatisée du cycle de vie des données. Sur la base des durées de conservation définies, vous supprimez les anciennes données de manière systématique et traçable, dès l’expiration de vos obligations légales ou internes.
L’application repose sur une infrastructure cloud certifiée et fait l’objet de tests de sécurité et de fonctionnement continus. Pour répondre à vos exigences informatiques ou de conformité spécifiques, elle peut tout aussi bien être déployée sur site.
Prêt pour la
prochaine étape ?
Lors d’un entretien d’expert d’une heure, nous évaluons votre solution SaaS — CRM, ERP, système RH, plateforme de ticketing ou application cloud développée sur mesure.
Nous vous montrons en direct comment mettre hors service votre système tout en garantissant que vos données restent exploitables à long terme :
- Un cadrage stratégique de la structure des données, de leur transfert et de votre environnement de reporting
- Une démonstration en direct de ViewBox
- Une explication détaillée de la manière dont nous répliquons vos rapports et analyses personnalisées
- Une estimation fiable de la charge, des délais et des coûts
Transparence dès le premier jour :
Nos propositions de projet reposent sur des prix fixes clairement définis, avec la garantie qu’aucune renégociation n’interviendra par la suite. La qualité, la fiabilité et un excellent rapport qualité-prix sont au cœur de notre démarche.
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Personnalisé et sans engagement, concernant l’archivage SaaS
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Nous vous contacterons sous peu.
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