Pourquoi archiver également les fichiers Excel ?
Par Emanuel Böminghaus, expert en systèmes hérités et directeur général d’AvenDATA
Par Emanuel Böminghaus,
expert en systèmes hérités et
directeur général d’AvenDATA
directeur général d’AvenDATA
Données non structurées : Un risque souvent négligé
Lorsque les entreprises discutent d’archivage, elles se concentrent généralement sur les applications de bases de données traditionnelles telles que les systèmes ERP, financiers ou RH. Cependant, elles négligent souvent les innombrables fichiers créés et
stockés en dehors de ces systèmes : Feuilles de calcul Excel, documents PDF, fichiers Word, présentations PowerPoint, etc. Ces fichiers sont stockés sur des lecteurs réseau, des ordinateurs locaux ou des serveurs de fichiers partagés, souvent sans structure, sans supervision et sans stratégie d’archivage formelle.
Conséquences de la fermeture de services sur la gestion des données
Lorsque des services sont fermés, des systèmes mis hors service ou des sites dissous, on se retrouve souvent avec des structures de fichiers dont personne n’est responsable. Ces ensembles de données non structurés deviennent des fardeaux hérités qui posent des risques juridiques, organisationnels et technologiques.
Informations métier essentielles négligées
Bien que ces fichiers puissent sembler informels, ils contiennent souvent des informations métier essentielles. Les feuilles Excel peuvent inclure des modèles financiers personnalisés ou des notes de réunion, tandis que les PDF peuvent contenir des contrats, des offres ou des rapports d’inspection. Si ces données ne sont pas archivées correctement, cela peut entraîner une non-conformité juridique, une perte de données et un affaiblissement des bases nécessaires à une prise de décision éclairée.
Les défis de la protection des données
La présence de données personnelles dans ces fichiers non gérés, telles que les dossiers des employés, les candidatures à des postes ou les informations relatives à la santé, constitue une préoccupation majeure. Sans contrôles d’accès appropriés, sans périodes de conservation définies et sans mécanismes de suppression fiables, les organisations sont exposées à des risques importants en vertu des réglementations sur la protection des données.
L'incompatibilité technique, une bombe à retardement
L’aspect technique est souvent sous-estimé. Les anciens formats de fichiers, les macros intégrées ou les applications propriétaires peuvent rendre des contenus importants illisibles ou inutilisables en quelques années. Sans archivage approprié, cela entraîne une perte progressive d’accessibilité et de traçabilité.
Que doit offrir un archivage professionnel ?
L’archivage professionnel des systèmes de fichiers non structurés répond à ces problèmes. Les fichiers sont extraits de leur environnement d’origine, analysés et transférés dans une structure à long terme et conforme aux exigences d’audit. Idéalement, le contenu devient consultable grâce à l’indexation automatique et à la recherche en texte intégral. Les droits d’accès, la journalisation, les politiques de conservation et de suppression peuvent être contrôlés par le système pour répondre aux exigences légales et de protection des données.
Les données non structurées sont pertinentes pour l'audit
Il est essentiel de ne pas faire de distinction entre les données structurées et non structurées lors de l’archivage. Les deux types sont pertinents pour l’audit. Les deux doivent rester accessibles à long terme. Et les deux peuvent contenir des informations essentielles pour le développement commercial, les audits ou les procédures judiciaires.
Un élément central de la conformité informatique
Les entreprises ne doivent pas seulement se concentrer sur leurs systèmes d’application, mais également tenir compte du stockage des fichiers hérités. L’archivage des lecteurs réseau, des dossiers de projet et des supports locaux n’est pas une tâche secondaire, mais un élément clé de la conformité informatique globale et de la préservation des connaissances. Ceux qui agissent tôt restent non seulement conformes, mais sécurisent également des informations précieuses pour l’avenir.
Vous prévoyez d’archiver un système hérité ?