Pourquoi la mise hors service et l'archivage des données SAP sont-ils indispensables ?

Par Emanuel Böminghaus, expert en systèmes hérités et directeur général d’AvenDATA

Par Emanuel Böminghaus,

expert en systèmes hérités et
directeur général d’AvenDATA

L’archivage d’un système SAP fait désormais partie des responsabilités fondamentales des services informatiques et de conformité modernes. Toujours plus d’entreprises sont confrontées au défi de garder les données historiques d’un système SAP disponibles, vérifiables et complètes pendant de nombreuses années, même après la mise hors service du système d’origine. L’archivage SAP n’est donc pas seulement un processus technique, mais un élément clé de la conformité commerciale et juridique des entreprises.

Pourquoi l'archivage SAP est-il plus important que jamais ?

Un système SAP reflète l’ensemble de la réalité métier. Il contient toutes les transactions, tous les clients, toutes les écritures, tous les mouvements bancaires et toutes les entrées comptables. Ces données restent très pertinentes pendant des années, par exemple pour les contrôles fiscaux, les exigences de conformité ou les requêtes internes. Dans le même temps, de nombreux systèmes SAP sont remplacés, migrés ou arrêtés lors de carve-outs ou de restructurations. L’archivage devient donc une étape décisive pour garantir un accès sécurisé aux données historiques sans avoir à exploiter le système SAP d’origine.

Le défi : Les données doivent rester lisibles même après plusieurs années

Un système SAP est hautement interconnecté. Les valeurs, les transactions et les mouvements sont toujours liés à des enregistrements, des pièces jointes, des références et à des informations supplémentaires. Pour que l’archivage SAP fonctionne correctement, il ne suffit pas d’exporter simplement des tables ou de sécuriser des données de transaction individuelles. L’objectif doit toujours être de conserver à long terme la vue SAP originale des données. C’est la seule façon de garantir que les relations puissent encore être comprises des années plus tard.

Quelles sont les données SAP particulièrement pertinentes pour l'archivage à long terme ?

Pour garantir l’auditabilité future, un archivage complet et structuré est essentiel. Dans la pratique, les données suivantes doivent rester disponibles en permanence :

les transactions, les données de mouvement et les flux de documents, complétés par les liens associés aux enregistrements, les pièces jointes GOS, les documents Archive Link et les informations pertinentes sur les partenaires, telles que les données de base des clients, les coordonnées des fournisseurs, les données bancaires, les affectations comptables, les centres de coûts, les comptes de bilan et les exigences réglementaires de la comptabilité financière.

Cette liste comprend délibérément un seul point, car toutes les informations mentionnées doivent être considérées ensemble. Ce n’est qu’en les combinant qu’il est possible d’obtenir une représentation complète d’un processus tel qu’il existait à l’origine dans le système SAP. L’accent est toujours mis sur la lisibilité et la traçabilité sur plusieurs années.

Pourquoi les liens dans SAP sont-ils si importants ?

Dans SAP, les données sont rarement isolées. Une ligne comptable a un centre de coûts, un centre de coûts a une écriture comptable, une commande a un historique et une facture a des pièces jointes et des documents. L’archivage SAP doit préserver ces relations afin que, même longtemps après la mise hors service du système, l’origine d’un processus reste claire. Cela est particulièrement important pour l’affichage des documents. Lorsqu’un auditeur ouvre une transaction, il s’attend à voir clairement le processus lui-même et les documents associés. Si ces liens sont manquants, l’archivage sera considéré comme incomplet et probablement rejeté.

Transactions, données clients et vues de bilan : Pourquoi elles doivent être archivées

L’archivage des transactions SAP va bien au-delà de la simple sécurisation des tables. L’essentiel est que les vues SAP d’origine restent reproductibles à long terme. Une entreprise a généralement besoin des données clients plusieurs années après la mise hors service du système, par exemple pour clarifier des processus en cours ou se défendre contre des réclamations. Il en va de même pour les données bancaires, les flux de paiement ou les vues du bilan qui doivent être réexaminés. Les données du bilan sont essentielles pour les contrôles fiscaux et les obligations légales de conservation et doivent rester accessibles pendant de nombreuses années.

L’archivage professionnel garantit que toutes ces vues restent complètes, structurées et clairement récupérables sans système SAP actif.

L'archivage comme condition préalable à l'arrêt sécurisé du système

L’archivage d’un système SAP ne marque pas la fin du système, mais constitue une condition préalable à son arrêt définitif. Ce n’est que lorsque toutes les données ont été extraites, validées et fournies dans une archive conforme aux exigences d’audit que le système SAP d’origine peut être arrêté. Cet arrêt permet de réduire les coûts, de minimiser les risques et de garantir que l’environnement informatique reste propre et moderne. Dans le même temps, l’entreprise reste entièrement auditable pendant de nombreuses années.

L'importance de la lisibilité et de la transparence dans l'archive

Une archive ne remplit sa fonction que si les données stockées restent compréhensibles sans connaissances spécialisées. Les données de transaction, les données de base, les enregistrements, les pièces jointes et les relations doivent être préparés de manière à pouvoir être tracés intuitivement. Il est particulièrement important de pouvoir ouvrir des ensembles de documents dans leur intégralité, même des années plus tard, afin de comprendre les valeurs et les processus. Pour les auditeurs, les autorités fiscales et les contrôles internes, cela revêt une importance cruciale. Un archivage incomplet ou mal structuré peut entraîner des risques élevés, car les preuves des relations peuvent ne plus être disponibles.

Conclusion : L'archivage SAP est la clé de la sécurité à long terme des données et de la conformité

L’archivage SAP permet aux entreprises de conserver leurs données à long terme sans avoir à exploiter un système SAP complet. Il garantit que les transactions, les données clients, les coordonnées bancaires, les informations du bilan et les liens vers les documents restent entièrement accessibles, même des années plus tard. Cette lisibilité à long terme fait de l’archivage un élément indispensable de la gestion d’entreprise et des exigences légales en matière de conservation.

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