Pourquoi les entreprises doivent-elles moderniser ou archiver un système hérité ?

Par Emanuel Böminghaus, expert en systèmes hérités et directeur général d’AvenDATA

Par Emanuel Böminghaus,

expert en systèmes hérités et
directeur général d’AvenDATA

De nombreuses entreprises parlent de transformation numérique, de systèmes cloud modernes et d’environnements informatiques efficaces. Pourtant, un terme central est souvent négligé : le système hérité. Un système hérité n’est pas seulement une application obsolète, mais un élément crucial de l’histoire de l’entreprise. Il s’agit d’un système qui était autrefois essentiel à l’activité et dont les données et les processus influencent encore aujourd’hui les décisions stratégiques, les analyses internes ou les audits statutaires. Considérer un système hérité est donc moins une question technique qu’une question de préparation de l’entreprise à l’avenir.

Les systèmes hérités comme miroir du développement de l'entreprise

Un système hérité est toujours le résultat d’une longue évolution métier. Il montre comment l’entreprise fonctionnait dans le passé, quelles étaient les structures de clientèle, comment les processus de production étaient organisés et quels processus financiers étaient autrefois valables. Cela transforme le système hérité en une sorte d’archive historique contenant des informations précieuses essentielles pour les révisions, les audits ou les preuves. Une entreprise qui ignore son passé peut être confrontée par la suite à des problèmes de transparence et de traçabilité.

L'importance stratégique d'un système hérité

Un système hérité a une incidence qui va bien au-delà de l’informatique. Il affecte les structures de coûts, les processus organisationnels, la qualité des données, la conformité et même les décisions de gestion. Une entreprise qui continue à exploiter un système hérité porte non seulement un vestige technique, mais également des dépendances organisationnelles. Les décisions sur le service client, les réclamations, l’historique financier ou les relations avec les fournisseurs reposent souvent encore sur les données stockées dans le système hérité. Cela en fait un élément stratégique, qui a un impact significatif sur la gestion de l’entreprise.

Ce que contient réellement un système hérité

La valeur d’un système hérité n’apparaît clairement que lorsque l’on comprend le nombre de domaines qu’il influence et la quantité d’informations qu’il contient. Un système hérité peut inclure les contenus suivants, pertinents pour l’entreprise :

Les relations historiques avec les clients, les informations contractuelles, les réservations, les processus de production, les réclamations, les données salariales, les pistes d’audit, les enregistrements de qualité et les communications écrites qui restent essentiels pour la gestion d’entreprise et la conformité, même après de nombreuses années.

Cette liste unique montre qu’il ne s’agit pas seulement de données techniques. Il s’agit de connaissances qui restent essentielles même lorsque la technologie qui les sous-tend a été remplacée depuis longtemps.

Pourquoi un système hérité peut-il devenir un fardeau alors qu'il est précieux ?

Aussi important que soit un système hérité pour l’histoire d’une entreprise, son fonctionnement continu peut poser problème. Une organisation est contrainte de maintenir des technologies obsolètes alors qu’elles ne sont plus stables, sécurisées ou compatibles. Dans le même temps, une dépendance s’installe vis-à-vis des employés qui connaissent encore le système. Lorsque ces personnes quittent l’entreprise, des informations critiques peuvent ne plus être accessibles. Les coûts augmentent, les risques s’intensifient et la capacité de modernisation diminue.

Les systèmes hérités et le déclin des connaissances organisationnelles

Un aspect sous-estimé est la perte progressive des connaissances. De nombreux systèmes hérités ont été adaptés, développés et modifiés au fil des décennies. La documentation est généralement incomplète ou manquante. Dans certaines entreprises, il ne reste qu’une seule personne capable de faire fonctionner le système. Lorsque ce savoir-faire est perdu, l’entreprise perd également l’accès à une partie essentielle de l’historique de ses données. Ce risque touche durement les entreprises lors d’audits ou en cas d’insolvabilité.

Pourquoi l'archivage devient-il une tâche centrale de la gestion ?

L’archivage d’un système hérité n’est pas seulement une mesure technique, mais une décision concernant la transparence, la sécurité juridique et la préparation à l’avenir. L’archivage professionnel garantit que le contenu du système hérité peut toujours être compris, même lorsque l’application elle-même n’existe plus. Il protège les entreprises contre les risques financiers, empêche la perte d’informations et garantit la conformité. Dans le même temps, cela réduit la complexité et permet de conserver l’accessibilité des données essentielles.

Les systèmes hérités comme indicateur de la pression exercée par la modernisation

Chaque système hérité montre à quel point il est urgent pour une organisation de moderniser son informatique. Cela nous rappelle que les entreprises se sont développées au fil du temps et doivent s’adapter en permanence à de nouvelles exigences. Les systèmes hérités montrent clairement que la modernisation n’est pas un luxe, mais une nécessité économique. Les entreprises qui gèrent activement leurs systèmes hérités bénéficient de coûts réduits à long terme, d’une sécurité accrue et d’une plus grande agilité.

Un système hérité n'est pas un problème, mais un élément central de la stratégie d'entreprise

Un système hérité est précieux, car il préserve le passé d’une entreprise. Dans le même temps, il oblige l’entreprise à se pencher consciemment sur le développement de son informatique, ses risques et ses structures futures. Ignorer un système hérité, c’est perdre des informations précieuses et augmenter les risques opérationnels au fil du temps. Cependant, ceux qui l’archivent ou le modernisent de façon professionnelle créent les bases d’un développement d’entreprise sûr, efficace et prêt pour l’avenir.

Vous prévoyez d’archiver un système hérité ?