Pourquoi les systèmes hérités sont-ils importants et comment influencent-ils la continuité métier ?

Par Emanuel Böminghaus, expert en systèmes hérités et directeur général d’AvenDATA

Par Emanuel Böminghaus,

expert en systèmes hérités et
directeur général d’AvenDATA

Le terme ‘système hérité’ a pris une importance considérable ces dernières années. Beaucoup d’entreprises utilisent encore des systèmes techniquement obsolètes, mais qui contiennent des données essentielles pour le travail quotidien, les audits ou le respect des obligations légales de conservation. Les systèmes hérités se trouvent à un moment critique entre le passé et l’avenir. Ils ne peuvent pas être simplement désactivés, car cela entraînerait des coûts élevés et des risques croissants pour la sécurité. C’est pourquoi la gestion professionnelle des systèmes hérités est de plus en plus au centre des préoccupations des services informatiques, des auditeurs et des directions d’entreprise.

Que sont exactement les systèmes hérités ?

Les systèmes hérités sont des applications, des plateformes ou des bases de données qu’une entreprise ne développe plus activement ou n’utilise plus de façon productive, mais qu’elle conserve néanmoins car ils contiennent des données historiques importantes. Il s’agit de systèmes remplacés par des modernisations, des carve-outs ou de nouvelles plateformes ERP. Bien qu’obsolètes, ils remplissent toujours une fonction centrale : ils préservent l’histoire de l’entreprise et restent un élément indispensable de la documentation numérique.

Pourquoi les systèmes hérités apparaissent-ils dans les entreprises ?

Les systèmes hérités apparaissent généralement lors de l’introduction d’un nouveau système ou de la mise en œuvre de changements organisationnels. L’ancien système n’est pas techniquement arrêté car ses données sont toujours nécessaires. Au fil du temps, cet ancien cœur devient une île isolée utilisée uniquement pour les audits, les rapports ou les exigences légales. C’est là que le risque commence, car plus un système vieillit, plus il faut d’efforts pour le maintenir opérationnel.

Quelles données les systèmes hérités contiennent-ils généralement ?

Pour garantir la sécurité à long terme et répondre aux futures demandes d’informations, le contenu pertinent doit rester complet, structuré et traçable. Les systèmes hérités comprennent généralement les données suivantes :

Données historiques sur les mouvements, documents, données de référence, rapports, informations financières, données de production, informations sur les salaires, ainsi que les documents requis pour les contrôles fiscaux, les analyses internes ou les preuves juridiques.

Cette liste est fournie délibérément, car l’importance de ces données réside dans leur interconnexion. Les systèmes hérités stockent non seulement des valeurs, mais également des relations complexes qui doivent être entièrement préservées dans les archives.

Pourquoi les systèmes hérités représentent-ils un risque important ?

Les systèmes hérités sont souvent sous-estimés car ils ne sont plus utilisés activement. Le plus grand risque provient du fait qu’ils continuent de fonctionner en arrière-plan sans mises à jour, tandis que le savoir-faire disparaît et que des failles de sécurité apparaissent. Dans le même temps, ils génèrent des coûts qui peuvent devenir substantiels au fil des ans en raison des licences, du matériel, des sauvegardes et de l’assistance spécialisée. La situation devient critique lorsque les employés qui connaissent le système quittent l’entreprise. Dans de tels cas, il peut devenir extrêmement difficile de fournir des informations pour les audits.

L'importance de l'intégrité des données dans les systèmes hérités

Un système hérité contient l’historique inaltéré d’une entreprise. Ces informations doivent être conservées à long terme afin que les processus restent entièrement traçables. Il est particulièrement important de conserver la visibilité initiale des valeurs, des documents et des relations, même plus tard. Les données historiques ne doivent pas être sorties de leur contexte. Une réservation n’a de sens que si le document associé est visible. Une commande client n’est complète que lorsque toutes les données de base et tous les liens pertinents sont affichés. C’est cette traçabilité qui rend l’archivage ou la migration à partir de systèmes hérités si exigeant.

Pourquoi la modernisation ou l'archivage est-il souvent la seule option raisonnable ?

Les entreprises ne peuvent pas exploiter indéfiniment des systèmes hérités. Du matériel obsolète, des systèmes d’exploitation incompatibles ou des correctifs de sécurité manquants empêchent la poursuite de l’exploitation. Dans le même temps, les données ne doivent pas être perdues. Toujours plus d’entreprises optent donc pour une modernisation contrôlée ou un archivage professionnel. Lors de l’archivage, les données du système hérité sont extraites et fournies dans un environnement sécurisé afin qu’elles restent lisibles même en dehors du système d’origine. Cette approche permet de réduire les coûts et garantit le respect des exigences légales.

Systèmes hérités et obligation légale de conservation

Les obligations de conservation prévues par le droit commercial et fiscal s’appliquent indépendamment de l’état technique d’un système. Une entreprise doit toujours être en mesure de retracer de manière complète et correcte les transactions, documents et valeurs historiques. Un système hérité ne remplit cette obligation que si les données restent accessibles et compréhensibles. Sinon, il existe des risques lors des audits ou en cas d’insolvabilité, si personne n’est en mesure d’utiliser le système ou d’interpréter les données.

Les systèmes hérités sont précieux, mais uniquement s'ils sont gérés par des professionnels

Les systèmes hérités contiennent l’historique et les informations d’une entreprise qui peuvent ne plus sembler pertinentes des années plus tard. En même temps, ils représentent un risque technique et économique majeur. L’archivage professionnel ou la modernisation d’un système hérité permet de sécuriser les données à long terme, de réduire les coûts et de répondre à tout moment aux exigences de conformité. Les entreprises qui s’attaquent tôt à ce problème protègent non seulement leur passé numérique, mais jettent également les bases d’un avenir sûr et moderne.

Vous prévoyez d’archiver un système hérité ?