Comment mettre hors service un système SAP de manière sûre et complète ?
Par Emanuel Böminghaus, expert en systèmes hérités et directeur général d’AvenDATA
Par Emanuel Böminghaus,
expert en systèmes hérités et
directeur général d’AvenDATA
directeur général d’AvenDATA
La mise hors service d’un système SAP est l’un des projets informatiques les plus exigeants dans le cycle de vie d’une entreprise. Un système SAP est profondément ancré dans les processus opérationnels, les flux de données fiscales et les dépendances techniques. Lorsqu’il doit être arrêté, toutes les données doivent rester conformes à la législation et accessibles. Dans le même temps, il faut s’assurer qu’aucun risque technique ni aucune lacune en matière de conformité ne surviennent. La mise hors service d’un système SAP est donc toujours une opération structurée et très précise.
Pourquoi la mise hors service des systèmes SAP est-elle si complexe ?
Un système SAP contient des données dans diverses structures techniques qui ne peuvent être saisies par une simple exportation. Pour répondre aux exigences légales en matière de conservation, les données doivent rester complètes, correctes, inchangées et lisibles à long terme. Parallèlement, lors de la mise hors service, les droits d’accès et les composants critiques pour la sécurité doivent être supprimés. Les entreprises doivent donc suivre un processus qui prend en compte tous les formats de données pertinents et garantit la possibilité de futurs audits.
Pourquoi la mise hors service des systèmes SAP est-elle si complexe ?
Dans les systèmes SAP, les informations ne sont pas seulement stockées dans la base de données relationnelle classique, mais réparties entre différentes couches, différents emplacements de stockage et différentes structures d’archivage. Pour garantir l’exhaustivité des données, les domaines suivants doivent être traités de façon professionnelle lors de la mise hors service du système :
- Fichiers ADK provenant de l’archivage SAP
- Tables et contenu de la base de données SAP standard
- Documents GOS joints aux enregistrements ou aux processus
- Documents et objets provenant des archives de documents SAP
- Contenu des tables de cluster nécessitant une validation et un traitement particuliers
La combinaison de ces formats montre clairement que la mise hors service d’un système SAP est pratiquement impossible sans expertise technique approfondie. Les tables de cluster présentent des défis importants si elles ne sont pas extraites ou interprétées correctement. Leurs données sont stockées dans des structures complexes et compressées plutôt que dans des lignes de table claires, ce qui nécessite des méthodes de traitement spécialisées.
L'importance des fichiers ADK lors de la mise hors service
Les ADK sont un élément central de la conservation des données SAP. De nombreuses entreprises utilisent l’archivage SAP depuis des années sans se rendre compte que les ADK ne sont pas seulement des fichiers, mais des archives structurées essentielles pour les audits futurs. Sans ces archives, il est pratiquement impossible de reconstituer intégralement les processus historiques. Lors de la mise hors service d’un système, les ADK doivent donc être extraits, validés et fournis de manière fiable et conforme aux exigences d’audit. Toute perte ou détérioration des ADK peut entraîner des risques juridiques importants, car ils peuvent contenir des enregistrements ou des données de transaction essentiels.
Pourquoi la base de données régulière ne suffit-elle pas ?
Beaucoup d’entreprises partent du principe que la mise hors service concerne uniquement la base de données relationnelle. En pratique, ce n’est qu’une partie du tableau. Les tables telles que BKPF, BSEG ou MARA contiennent encore une grande partie des processus historiques, mais sans les données d’archives associées, les pièces jointes GOS ou les structures d’archivage des documents, le système reste incomplet. Seule la combinaison de ces différentes sources d’informations garantit une conformité totale pour les autorités fiscales, les auditeurs ou les services internes.
Le rôle des documents GOS dans la mise hors service d'un système SAP
Les documents GOS sont souvent la partie la plus sous-estimée d’un système SAP. Ils sont directement joints aux enregistrements via la fonction Generic Object Services et comprennent souvent des contrats, de la correspondance, des fichiers PDF et d’autres objets d’information pertinents. Ces pièces jointes ne sont pas stockées dans le schéma de base de données habituel, mais gérées par des mécanismes SAP dédiés. Lors de la mise hors service, elles doivent être entièrement extraites et clairement attribuées aux enregistrements correspondants. Les documents GOS manquants peuvent entraîner par la suite des lacunes dans la documentation, ce qui pose particulièrement problème lors des contrôles fiscaux.
Les archives de documents SAP, un élément essentiel de l’environnement informatique
Les archives de documents SAP stockent les documents qui ne sont pas conservés dans la base de données, mais gérés via les procédures SAP Archive Link. Les factures, bons de livraison, bons de commande ou dossiers RH sont physiquement situés en dehors de l’instance SAP habituelle. Pour la mise hors service du système, cela signifie que les références logiques et les fichiers physiques doivent être extraits de manière propre et rendus lisibles de manière permanente. Sans cette étape, le système archivé reste incomplet.
Précautions particulières avec les tables de cluster
Les tables de cluster représentent l’un des plus grands défis techniques. Il ne s’agit pas de tables standard, mais de paquets de données compressés que SAP stocke en interne et décompresse lors de la lecture. Une mauvaise manipulation peut endommager les données de transaction ou rendre certaines informations impossibles à reconstituer. Lors de la mise hors service d’un système SAP, les tables de cluster doivent donc être traitées à l’aide d’une logique d’extraction spécialisée pour garantir à la fois l’intégrité des données et leur lisibilité à long terme.
Pourquoi une mise hors service structurée du système est-elle essentielle ?
La mise hors service d’un système SAP ne s’arrête pas à l’extraction des données. À la fin du processus, le système SAP et tous les composants techniques doivent être arrêtés de manière complète et conforme aux exigences d’audit. Cela comprend le démantèlement des serveurs, la désactivation des interfaces, la suppression des anciennes sauvegardes et la documentation du processus de mise hors service. Ce n’est qu’une fois toutes les données extraites, tous les objets d’archivage sécurisés et toutes les structures de tables correctement traitées que le système peut être définitivement mis hors service.
La mise hors service d'un système SAP exige une précision maximale
La mise hors service d’un système SAP est plus exigeante que l’arrêt d’autres applications. Cela est dû à la diversité des formats de données et à l’interconnexion étroite entre les objets d’archivage, les tables de base de données, les documents GOS, les ADK et les tables de cluster. Les entreprises doivent s’assurer que toutes les informations pertinentes sont complètes, conformes aux exigences d’audit et lisibles en permanence. C’est la seule façon d’arrêter un système SAP sans créer de risques ou de problèmes lors des audits.
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