Comment les données archivées créent-elles de la valeur ajoutée ?
Par Emanuel Böminghaus, expert en systèmes hérités et directeur général d’AvenDATA
Par Emanuel Böminghaus,
expert en systèmes hérités et
directeur général d’AvenDATA
directeur général d’AvenDATA
Beaucoup d’entreprises considèrent l’archivage des données principalement comme une tâche de conformité, effectuée pour répondre aux exigences légales. Cependant, le traiter uniquement comme une obligation revient à passer à côté d’opportunités précieuses. Les données historiques et héritées ont souvent plus qu’une simple valeur documentaire. Utilisées de façon stratégique, les données archivées peuvent devenir un atout essentiel pour générer des informations, permettre l’automatisation, améliorer les processus et soutenir la prise de décisions éclairées.
Les données archivées ne sont pas seulement une obligation de stockage.
L’archivage ne consiste pas seulement à sécuriser les données pour les audits. Il s’agit également de structurer et de rendre les informations accessibles de manière permanente, indépendamment du système d’origine. Cela permet un accès centralisé aux données historiques, qui peuvent ainsi être analysées et évaluées dans leur contexte.
Lorsque des systèmes hérités tels que les plateformes ERP, RH ou de production sont mis hors service, ils laissent souvent derrière eux des données précieuses qui ne sont plus utilisées dans les opérations quotidiennes. Qu’il s’agisse de statistiques de vente, d’historique des clients, de comportement d’achat, de temps de fonctionnement des machines ou de calculs de projets, ces données peuvent aider à identifier les tendances, à améliorer les processus et à affiner la planification.
Analyse des données à partir de systèmes d'archivage
Aujourd’hui, les solutions d’archivage modernes offrent bien plus que des fonctions de recherche de base. Grâce à des exportations structurées, des interfaces standardisées ou des analyses intégrées, les données archivées peuvent être évaluées de manière ciblée. Par exemple, les enregistrements historiques des réservations peuvent faciliter le contrôle interne ou les chiffres de vente passés peuvent être utilisés pour comparer les prévisions.
Les outils de veille économique peuvent également fonctionner avec des données archivées, à condition qu’elles soient correctement préparées. Les entreprises qui investissent tôt dans un système d’archivage structuré et indépendant posent les bases d’une utilisation future qui va bien au-delà de l’objectif initial de l’archivage.
Intelligence artificielle et reconnaissance de modèles
Les données archivées constituent un terrain d’entraînement idéal pour les applications d’IA. Contrairement aux données en temps réel, elles restent inchangées et peuvent être mises à disposition en grandes quantités. Cela permet de former des algorithmes à des tâches telles que la classification automatique de documents, la détection de fraudes ou l’optimisation de processus.
L’IA est particulièrement utile pour la reconnaissance de documents et l’analyse sémantique. Les anciens dossiers, les PDF numérisés, les correspondances par e-mail ou les données contractuelles peuvent être traités à l’aide du traitement du langage naturel (NLP), balisés et regroupés par thème. Cela permet aux entreprises d’accéder rapidement à des informations vieilles de plusieurs décennies sans avoir à rechercher manuellement dans des fichiers.
Documentation des processus et traçabilité
L’un des avantages souvent négligés des données archivées est leur utilisation dans la reconstruction des processus. En matière de réglementation, d’audits internes ou d’enquêtes telles que la responsabilité du fait des produits, les litiges juridiques ou les cas de conformité, les fichiers hérités constituent souvent les seules preuves exploitables.
La possibilité de retracer l’historique complet d’un projet ou la chaîne d’approvisionnement à partir de documents archivés offre une protection juridique et des avantages organisationnels. Les données archivées servent également de référence historique pour la formation, l’amélioration et la conservation des connaissances lors des changements de personnel.
L'archivage comme base de la numérisation
L’utilisation stratégique des données archivées constitue également une étape vers une gestion moderne des données. La structuration, le balisage et l’archivage des anciennes données dans un format analysable contribuent à établir des normes pour les futures sources de données.
L’archivage peut donc être considéré comme une préparation à des initiatives numériques plus larges, telles que la création automatique de rapports, l’exploration des processus ou la création de jumeaux numériques de processus métier historiques. Ce n’est pas la fin du parcours des données, mais le point de départ d’un développement axé sur les données.
Conclusion : L'archivage crée de la valeur, non seulement en termes de sécurité juridique, mais aussi en termes d'informations
Les données archivées ne sont pas un capital mort. Utilisées efficacement, elles acquièrent une valeur économique, analytique et organisationnelle. Les entreprises qui ne se contentent pas d’arrêter leurs systèmes hérités, mais transfèrent activement leurs données vers une archive structurée en tirent un double avantage : elles respectent les exigences légales en matière de conservation et constituent une base précieuse pour l’analyse, l’automatisation et la préservation à long terme des connaissances.
L’archivage n’est pas seulement une stratégie d’élimination des systèmes informatiques obsolètes. C’est un levier stratégique pour une plus grande transparence, une meilleure efficacité et un potentiel d’innovation accru.
Vous prévoyez d’archiver un système hérité ?