Pourquoi archiver un ERP hérité plutôt que de le supprimer ?

Par Emanuel Böminghaus, expert en systèmes hérités et directeur général d’AvenDATA

Par Emanuel Böminghaus,

expert en systèmes hérités et
directeur général d’AvenDATA

Dans le cadre de la transformation numérique de nombreuses entreprises, l’importance d’une gestion appropriée des systèmes ERP hérités est souvent négligée. Ces systèmes mis hors service contiennent des décennies d’informations précieuses, allant des données sur les relations clients aux documents financiers pertinents sur le plan fiscal. Le simple fait de les fermer ou de les supprimer est non seulement risqué, mais peut également entraîner des conséquences juridiques et financières.

L'archivage professionnel permet non seulement d'éviter la perte de données, mais aussi de créer une réelle valeur ajoutée

Voici dix raisons clés pour lesquelles vous devriez archiver vos systèmes ERP hérités au lieu de les supprimer :

1. Exigences légales de conservation

Dans de nombreux pays, les documents métier doivent être conservés pendant 6, 10 ans, voire plus. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des amendes ou des conséquences juridiques. L’archivage conforme aux exigences d’audit n’est pas facultatif, il est obligatoire.

2. Protection lors des audits et des inspections

Qu’il s’agisse d’un contrôle fiscal, d’un examen financier ou d’une inspection interne, les autorités exigent souvent l’accès aux données historiques. Sans archives, les entreprises s’exposent à des retards, des pénalités ou à la constatation embarrassante que les données ne sont plus disponibles.

3. Preuves dans les litiges juridiques

Les transactions métier passées peuvent être déterminantes dans les affaires judiciaires. Sans données transactionnelles traçables, les entreprises peuvent manquer des preuves nécessaires au moment où elles sont le plus importantes.

4. Obligations contractuelles en matière de preuve

Dans les relations B2B, les contrats sont souvent complexes et à long terme. En cas de litige, les entreprises doivent être en mesure de prouver les accords passés et la manière dont ils ont été respectés.

5. Protection des connaissances de l'entreprise

Les systèmes ERP ne stockent pas seulement des chiffres. Ils contiennent des connaissances, des processus et des structures internes. L’archivage permet de préserver ce savoir-faire malgré les changements générationnels ou les transitions de systèmes.

6. Réduction des coûts grâce à l'arrêt du système

Les systèmes hérités entraînent des coûts élevés permanents, notamment en matière de maintenance, d’exploitation des serveurs, de licences et d’assistance informatique. L’archivage structuré permet d’arrêter complètement ces systèmes sans perdre d’informations précieuses. Cela réduit considérablement les coûts informatiques courants et libère des fonds pour des solutions modernes.

7. Conformité aux réglementations spécifiques au secteur

De nombreux secteurs, tels que l’industrie pharmaceutique, les services financiers ou l’énergie, sont soumis à des réglementations strictes concernant le traitement des données héritées. L’archivage selon des normes reconnues garantit que les données archivées sont conformes à toutes les exigences spécifiques au secteur en matière de conservation des données. Cela permet de se prémunir contre les risques de responsabilité et les atteintes à la réputation.

8. Éviter la perte de données lors de l'arrêt du système

Si un système ERP est mis hors service sans être archivé, il existe un risque réel que des données importantes soient définitivement perdues. Cela peut se produire en raison de pannes matérielles, d’interfaces manquantes ou de formats incompatibles. Un archivage professionnel garantit que les informations pertinentes restent stockées en toute sécurité et accessibles.

9. Analyse historique et évaluation des tendances

Les évolutions métier à long terme bénéficient des données historiques. Toute personne qui évalue les tendances des ventes ou les effets saisonniers a besoin d’accéder aux données ERP historiques.

10. Éviter les risques opérationnels liés aux systèmes obsolètes

Les systèmes hérités sont généralement coûteux, peu sûrs et difficiles à entretenir. Un archivage adéquat permet de mettre fin à l’exploitation de ces systèmes sans perte d’informations et avec une disponibilité totale des données.

Conclusion

Si vous vous reconnaissez dans au moins trois de ces points, il est grand temps d’envisager l’archivage de vos anciens systèmes ERP. AvenDATA propose une plateforme conforme à la législation, performante et conviviale, conçue spécialement à cet effet : la solution ViewBox.

Vous prévoyez d’archiver un système hérité ?