Quels sont les coûts cachés des systèmes hérités ?

Par Emanuel Böminghaus, expert en systèmes hérités et directeur général d’AvenDATA

Par Emanuel Böminghaus,

expert en systèmes hérités et
directeur général d’AvenDATA

Dans de nombreuses entreprises, les systèmes hérités continuent de fonctionner discrètement en arrière-plan. Il s’agit de systèmes qui auraient dû être mis hors service depuis longtemps, mais qui sont toujours utilisés parce qu’ils sont « encore nécessaires », « pas entièrement migrés » ou « conservés pour les urgences ». Qu’il s’agisse d’un ancien système ERP, d’un logiciel financier obsolète, d’une solution industrielle sur mesure ou d’un outil RH dépassé, tant qu’un système hérité est opérationnel, il engendre des coûts. Et ceux-ci ne sont pas négligeables.

Ce que de nombreux responsables informatiques et dirigeants d’entreprise négligent souvent, c’est que le coût réel des systèmes obsolètes ne se reflète pas dans les budgets visibles. Il réside plutôt dans une série d’efforts, de risques et d’engagements en ressources cachés qui s’accumulent au fil des ans.

Coûts cachés liés aux licences et à l'exploitation

Même si un système hérité n’est plus utilisé activement, il génère toujours des coûts de licence. Ces coûts peuvent provenir de contrats de maintenance en cours, de licences d’utilisation ou de logiciels tiers qui doivent rester en place uniquement en raison du système hérité. Les anciens systèmes ERP sont particulièrement coûteux, car leurs modèles de licence sont souvent liés à une utilisation active, même lorsque seul un accès en lecture est nécessaire. Il en va de même pour les bases de données sous licence par CPU ou par utilisateur nommé, même si elles ne sont utilisées que pour stocker des données héritées.

Les systèmes ECM et d’archivage initialement mis en place pour un stockage sécurisé peuvent également devenir obsolètes et coûteux à exploiter, en particulier lorsqu’ils doivent continuer à fonctionner pour des processus hérités isolés. Les structures de licence de ces systèmes sont souvent obsolètes, difficiles à renégocier et complexes à transférer. Dans de nombreux cas, leur coût n’est plus justifié par la valeur réelle qu’ils apportent.

Les coûts d’infrastructure alourdissent la charge : espace dans les centres de données, ressources de virtualisation, capacité de stockage et de sauvegarde maintenue uniquement pour les systèmes hérités. Même avec une utilisation minimale, le fonctionnement continu entraîne des coûts d’électricité, des besoins en refroidissement et l’usure du matériel. Dans les environnements cloud, les systèmes hérités peuvent entraîner ce que l’on appelle des « coûts zombies » et des machines virtuelles, des bases de données ou des stockages d’objets qui ne sont plus utilisés activement mais continuent de générer des frais.

Maintenance et instabilité : Le coût de la fragilité du système

Les logiciels obsolètes ne peuvent généralement plus être maintenus, soit parce que le fournisseur a cessé de les prendre en charge, soit en raison d’un manque d’expertise interne et de documentation. Lorsque des problèmes surviennent, leur résolution prend un temps disproportionné. Les pannes du système nécessitent des solutions manuelles ou une extraction fastidieuse des données. Il en résulte une baisse de productivité, des escalades et des corrections temporaires qui consomment des ressources internes et entraînent souvent des coûts de service externes élevés. Plus le système est ancien, plus le risque de problèmes de compatibilité avec le matériel, les systèmes d’exploitation ou les outils de sécurité modernes est élevé. Cela crée une dépendance technologique vis-à-vis de composants obsolètes, avec des implications financières imprévisibles.

Engagement continu du personnel en raison de la dépendance aux connaissances

Un facteur souvent sous-estimé est la nécessité de disposer de personnel familiarisé avec les systèmes hérités. Souvent, cela signifie qu’il faut compter sur des spécialistes individuels ou d’anciens membres de l’équipe de projet qui « savent encore comment cela fonctionne ». Ces connaissances sont rarement documentées, difficiles à transférer et fortement dépendantes des personnes. En conséquence, les entreprises sont confrontées à des dépendances cachées, qui présentent des risques importants en période de pénurie de talents ou de vagues de départs à la retraite. Les nouveaux informaticiens doivent également être formés, ce qui représente un défi sans documentation adéquate et rend l’assistance externe extrêmement chronophage. Il en résulte une augmentation des efforts internes avec peu de valeur productive.

Les systèmes hérités comme risque pour la sécurité : Coûts liés aux cybermenaces

Les systèmes informatiques obsolètes posent de sérieux risques pour la sécurité. Beaucoup ne disposent pas des correctifs de sécurité actuels, reposent sur des normes de cryptage obsolètes ou ont des interfaces vulnérables qui ne sont plus prises en charge. La protection de ces systèmes nécessite des efforts considérables, notamment la segmentation du réseau, des configurations strictes des pare-feu, des outils de surveillance supplémentaires et des procédures de test internes. Ces mesures sont gourmandes en ressources et souvent seulement partiellement efficaces. Sans mesures de protection adéquates, les entreprises s’exposent à des menaces importantes telles que les violations de données, les attaques par ransomware et les pannes de système. Accepter ces risques sans agir peut entraîner des dommages financiers et réputationnels catastrophiques.

Responsabilités floues et retards dans les projets

Lorsque les systèmes hérités restent en service, ils deviennent souvent la base de nouveaux processus. Cela crée une dépendance qui ralentit l’innovation et complique la transition vers des plateformes modernes. Les responsabilités liées à la maintenance de ces systèmes sont souvent floues, ce qui entraîne des retards dans la prise de décision et l’exécution. Il en résulte un environnement informatique fragmenté, difficile à gérer et coûteux à maintenir. Au fil du temps, ce manque de clarté et d’agilité peut réduire la compétitivité d’une entreprise, rendant plus difficile la réponse aux évolutions du marché ou l’adoption efficace de nouvelles technologies.

Conclusion : La mise hors service des systèmes nécessite moins d'efforts que de maintenir les systèmes hérités en état de fonctionnement

Le fait de ne pas mettre hors service et archiver correctement les systèmes hérités entraîne une augmentation progressive des coûts. Il s’agit notamment des dépenses liées aux licences, à l’électricité, à la maintenance, aux mesures de sécurité et au personnel dédié. De plus, les systèmes obsolètes ralentissent les progrès stratégiques et introduisent des risques technologiques. La solution réside dans l’archivage professionnel : les données et les documents sont extraits, stockés en toute sécurité conformément aux exigences légales et rendus accessibles en permanence grâce à un système d’archivage séparé. Cette approche élimine les contraintes techniques, financières et sécuritaires du système d’origine. L’archivage est non seulement plus rentable que la poursuite de l’exploitation, mais garantit également la conformité légale, réduit la charge de travail informatique et positionne l’entreprise pour sa croissance future.

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